Nevoia unui robot de chat se vede clar atunci când anumite instituții sunt nevoite să asigure comunicarea eficientă cu un număr mare de indivizi care au de realizat acțiuni, sau de primit informații identice ori similare.
Astfel de instituții sau organizații pot fi universitățile, atunci când sunt în perioada admiterilor, administrațiile locale, în comunicarea online cu cetățenii, magazinele online, furnizorii de servicii de consultanță, etc.
Poate cea mai stringentă nevoie pentru utilizarea unui robot de chat am observat-o, însă, în mediul universitar, în special în administrarea admiterilor. Numărul mare de persoane înscrise, similitudinea situațiilor și problemelor cu care acestea se confruntă, dar și a nelămuririlor pe care le au, fac din această situație, una ideală pentru utilizarea unei astfel de tehnologii.
Eforturile de comunicare în perioadele de admitere și pre-admitere presupun mobilizarea unui număr mare de angajați, un consum ridicat de resurse financiare, chiar și în cazurile în care s-a trecut de la comunicarea fizică, directă, la utilizarea e-mailului sau a comunicării telefonice.
Mai mult, pentru a obține informațiile relevante, studenții sunt de multe ori nevoiți să facă vizite fizice la sediile facultăților și să aștepte la cozi. Acest sistem de lucru nu este cel mai ineficient mod de informare și reprezintă o reală provocare atât pentru universități, cât și pentru candidați.
Robotul de chat preia activitatea anostă și obositoare a secretarelor sau personalului care administrează procesul de admintere, eliminând nevoia interacțiunii unu la unu cu fiecare candidat. Procesele repetitive sunt eliminate astfel, marea majoritate a cazurilor, care vin cu aceleași probleme de câteva sute de ori în fiecare zi fiind tratate automat și cu minim de efort, de către robot.
Pandemia Covid-19 a forțat universitățile din toată lumea să utilizeze sisteme de admitere online pentru a limita expunerea fizică a candidaților și a personalului. Un exemplu în acest sens îl reprezintă și platforma Socrate, dezvoltată de Holisun, implementată deja de unele universități mari din țară. Trendul este deosebit de puternic la nivel mondial.
Datorită faptului că atât în 2019, cât și în 2020 admiterile s-au realizat în online, iar în majoritatea covârșitoare a cazurilor diseminarea informațiilor importante fiind făcută prin e-mail sau formulare online de contact, am avut la dispoziție o imensă bază de date cu întrebări puse de candidați.
Deloc surprinzător, majoritatea întrebărilor au fost repetitive. Deși toate universitățile au secțiuni cu întrebări frecvente, candidații au preferat să ignore aceste surse de informație și să se adreseze direct personalului administrativ al univesităților.
Totuși, acest obicei a generat volumul de date necesar antrenării unor soluții de inteligență artficială, prin definirea informațiilor din forumurile de întrebări frecvente și a întrebărilor pe care candidații le pun.
Am putut astfel, să construim un sistem interactiv de dialog între secțiunea de întrebări frecvente și candidați, numele comun pentru un astfel de sistem fiind cel de ChatBot. Acesta poate rezolva cu succes problema comunicării simultane cu un număr mare de oameni, imitând tiparele de comunicare ale unui angajat uman, fără însă a mai consuma imense resurse de timp și bani asociate utilizării acestui tip de personal pentru asta.
Un robot de chat poate comunica cu succes, fără nevoia de intervenție umană, atât prin text, voce, imagini sau video. Tehnologia poate fi implementată atât pe platforma de comunicare a instituției, cât și în platforme externe, de social media sau pe website-ul acesteia.
Sistemele de chat automatizat sunt folosite peste tot în lume, de la Universitatea de Stat din Georgia (care are cel mai avansat sistem de acest fel), până la Universitatea Jamhuriya din Somalia.