Impactul platformei de admitere online Socrate în cadrul UTCN, UVT și UMF

Noul virus  SARS-CoV-2, responsabil pentru pandemia COVID-19, care a devastat lumea din februarie 2020 și a forțat natiunile lumii să se izoleze una de cealaltă, a încălcat unul dintre cele mai fundamentale drepturi ale omului, dreptul la libertatea de mișcare, fapt ce a adus provocari importante in sistemele educaționale din întreaga lume.

În timp ce procedurile de admitere până la acel moment au fost clare și neschimbate de ani de zile, procedura de admitere pentru anul universitar 2020-2021 trebuia să fie rapid modificată, astfel încât să ofere o soluție sigură de admitere online, care să răspundă nevoii de distanțare socială pentru cadrele didactice și candidații a căror mobilitate a fost intreruptă de pandemie.

Astfel, întreaga procedură de admitere a trebuit să se desfășoare online, la fel că aproape fiecare aspect al vieții universitare pe parcursul pandemiei.

Platformele de admitere online în România

Decizia de a implementa o platformă de admitere într-o universitate se ia de regulă după o analiză atentă a costurilor și beneficiilor aferente, analiză care ia în considerare impactul implementării unei platforme de admitere la universitate în vederea reducerii personalului universitar implicat în procesul de admitere, precum și dorința de a ajunge la un număr cât mai mare de candidați, candidați care din cauza pandemiei COVID-19 sau distanțelor mari dintre orașele lor de origine și universitate, nu ar aplica în persoană la universitatea respectivă.

Din cauza pandemiei COVID-19, majoritatea universităților din România au implementat diferite soluții digitale pentru realizarea admiterii în sesiunile din 2020-2021, cum ar fi utilizarea unui formular de admitere online pentru a facilita procesul de admitere, insă din cauza timpului de pregătire insuficient sau analizei de cost/beneficii, majoritatea universităților din România continuă să ducă lipsa unei platformă de admitere online complete, cum sunt cele implementate și folosite în cele 3 studii de caz.

Una dintre cele mai complexe platforme de admitere online dezvoltate pentru universitățile din România este platforma de admitere „Socrate”, dezvoltată de Holisun.

Cele mai frecvente platforme de admitere online din România sunt găzduite în cloud și sunt dezvoltate pe o infrastructură modulară, cu o interfață de tip candidat și o interfață administrativă.

Participanți la studiu

Cercetarea noastră a fost realizată într-o perioadă de mari tulburări sociale de o magnitudine fără precedent cauzate de izbucnirea unei pandemii și se concentrează pe provocările cu care s-au confruntat universitățile în procesul lor de admitere.

În acest articol analizăm impactul folosirii platformelor de admitere online în trei studii de caz reprezentative pentru universitățile din România: Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca, Universitatea de Medicină și Farmacie „Iuliu Hațieganu” din Cluj-Napoca și Universitatea de Vest din Timișoara.

Rezultatele studiului

Cel mai important avantaj dintre un proces de admitere online și unul tradițional este internalizarea.

Procesul de internaționalizare al admiterii la universitate este posibil prin numeroasele beneficii pe care o platformă de admitere online le oferă candidaților, precum și personalului de admitere la universitate.

Acest set de avantaje, indiferent dacă vorbim despre comoditatea de a depune dosarul de înscriere de acasă în orice moment al zilei sau beneficiul achitării taxei de înscriere prin online banking, sunt menite să economisească timp.

În acest sens, economisirea timpului prin intermediul platformei de admitere online este factorul cheie care permite internaționalizarea procesului de admitere în fiecare universitate.

Timpul sau lipsa timpului pentru că un candidat să treacă prin procesul fizic de admitere la universitate este una dintre cele mai provocatoare și în unele cazuri, cea mai mare provocare pe care orice universitate trebuie să o abordeze pentru a-și extinde baza de candidați și în acest sens, internaționalizează procesul de admitere.

Pentru candidații are nu se află în proximitatea geografică a universității, timpul necesar pentru a participa la un proces de admitere tradițional vine cu considerații financiare precum plata pentru transport, cazare și alte cheltuieli care în cazul multor candidați joacă un rol important în considerarea aplicării la o universitate sau alta.

În tabelele 1,2 și 3 putem observa că 73,11% din candidații UTCN, 61,22% din candidații UMF și 68,61% din totalul candidaților UVT pentru admiterea online din 2020-2021 au fost candidați care aveau domiciul în afară județului în care universitățile aveau centre de admitere (Cluj pentru UMF, Cluj și Maramureș pentru UTCN și Jud. Timis pentru UVT).

Întrucât, în medie, 2 treimi din totalul candidaților pentru admiterea la cele trei universități din 2020-2021 locuiau de la o distanță cuprinsă între 447 km și 527,67 km în afara județelor în care cele 3 universități au centre de admitere, putem observa o reducere semnificativă a cheltuielilor de călătorie pentru candidați, datorită procesului de admitere online.

Aceste cheltuieli sunt enumerate în următoarele tabele, ca si cheltuieli medii ponderate de timp și bani, precum și emisii de CO2.

 

Tabelul 1: Costuri de deplasare candidați UMF

Costuri medii aferente deplasării la centrul universitar de admitere - UMF
Candidați în afara județului centrului de admitere 299 / 73.11%
Distanță de la candidați la centrul de admitere (dus/întors) 527.67km
Număr de ore petrecute în trafic, pentru deplasarea cu mașina (60 km/ora) 8:48 ore
Consum de combustibil cu mașina (consum mediu 7 litri de benzină la 100 Km) 36.93 litri de benzină
Cheltuieli de combustibil (5,34 RON pe litru de benzină) 197.24 RON
Amprenta de CO2/kg pe candidat (0.1204 grame CO2 pe km/mașină) 63.51 Kg of CO2

 

Tabelul 2: Costuri de deplasare candidați UTCN

Costuri medii aferente deplasării la centrele universitare de admitere - UTCN
Candidați în afara județului centrului de admitere 5,760 / 61.22%
Distanță de la candidați la centrul de admitere (dus/întors) 447.7 km
Număr de ore petrecute în trafic, pentru deplasarea cu mașina (60 km/ora) 7:28 ore
Consum de combustibil cu mașina (consum mediu 7 litri de benzină la 100 Km) 31.33 litri de benzină
Cheltuieli de combustibil (5,34 RON pe litru de benzină) 167.90 RON
Amprenta de CO2/kg pe candidat (0.1204 grame CO2 pe km/mașină) 53.90 Kg of CO2

 

Tabelul 3: Costuri de deplasare candidați UVT

Costuri medii aferente deplasării la centrele universitare de admitere - UVT
Candidați în afara județului centrului de admitere 6,862 / 68.61%
Distanță de la candidați la centrul de admitere (dus/întors) 483.74 km
Număr de ore petrecute în trafic, pentru deplasarea cu mașina (60 km/ora) 8 ore
Consum de combustibil cu mașina (consum mediu 7 litri de benzină la 100 Km) 33.68 litri de benzină
Cheltuieli de combustibil (5.34 RON pe litru de benzină) 180.82 RON
Amprenta de CO2/kg pe candidat (0.1204 grame CO2 pe km/mașină) 58.24 Kg of CO2

 

După cum se poate observa în tabelul 1,2 și 3, lipsa platformei de admitere online ar fi produs un cost financiar și de timp pentru candidați prin deplasarea fizică la centrele de admitere.

Costul de deplasare este reprezentat de parcurgerea în medie a 468.7 de Km pentru fiecare candidat, către centrul de admitere și înapoi spre domiciliu.

Având în vedere o viteză medie de deplasare de 60 Km / oră cu mașina, fiecare dintre cei 12,921 de candidați al celor 3 universități, care nu se află în vecinătatea centrelor de admitere, ar fi petrecut 7:48 ore în trafic, către centrul de admitere și inapoi la domiciliu.

Acomodarea nevoilor candidațiilor de a face procesul de admitere mai accesibil nu este recomandabil doar pentru creștea atractivității pentru o anumită universitate, ci în unele cazuri poate fi considerat o necesitate pentru a răspunde provocărilor globale, cum ar fi nevoia de a respecta distanțarea socială în perioada unei pandemii sau protejarea climei, prin reducerea gazelor cu efect de seră.

Conform graficului de mai jos, se poate observa că 88% din candidații UTCN, UVT și UMF, în lipsa unei platforme de admitere online în sesiunea 2020-2021 ar fi fost nevoiți să se deplaseze între 157-785 Km și astfel ar fi generat emisii totale de 537.64 tone CO2, în cazul deplasării la centrul de admitere și inapoi către domiciul.

De asemenea, restul de 12% din candidați, nevoiți să se deplaseze pe distanțe mai mari de 785 km, ar fi fost responsabili de emisii de 191.5 tone CO2, adică 26.29% din total, dacă aceștia s-ar fi deplasat la centrul de admitere și inapoi către domiciu cu mașina.

Grafic 1: Distanța de deplasare Km ( Axa Y) si numarul de candidați ( Axa X) în corelație cu emisile de CO2 tone ( bubbles)  

co2

După cum se poate observa în tabelul de mai jos, admiterea fizică la cele 3 universități, ar fi însumat în sesiunea de admitere 2020-2021 deplasarea pe o distanță totală de 6,055,986 Km, la centrul de admitere și înapoi la domiciulul celor 12,921 de candidați nevoiți să se deplaseze pentru înscrierea la universitate.

Cei 6,055,986 Km petrecuți în deplasare, echivalează cu o mașină ce s-ar deplasa timp de 11.2 ani în mod continuu cu 60 km/oră. La un consum mediu de 7 litri/benzină, această mașină ipotetică ar fi fost responsabilă de emisii de 729.14 tone CO2( 0.1204 grame CO2/ Km) și un cost de benzină de 2,263,727.57 RON (5.34 RON/litru benzină).

Tabelul 4: Costuri totale de deplasare candidați la centrele de admitere UMF, UTCN si UVT

Costuri totale de deplasare candidați la centrele de admitere UMF, UTCN si UVT pentru anul 2020-2021
Universitate Candidați în afară jud. centrelor de admitere Total Km Timp in trafic Ch. Combustibil Emisii CO2
UMF 299 15,774 Km 109.6 zile 58,975.92 RON 18.99 tone
UTCN 5,760 2,578,742 Km 4,9 ani 963,933.75 RON 310.48 tone
UVT 6,862  3,319,470 km 6,12 ani 1,240,818 RON 399.66 tone
Medie 1 468.7 Km 7:48 ore 172.20 RON 56.43 Kg
Total 12,921 6,055,986 Km 11,2 ani 2,263,727.57 RON 729.14 tone

 

În concluzie, pe lângă creșterea accesibilităților procesului de admitere la un număr mai mare de candidați și reducerea emisilor CO2 prin eliminarea costurilor de deplasare, procesul de admitere online poate să stimuleze dezvoltarea unor proceduri și standarde de admitere mai bine definite, care pot să ducă la automatizarea unor operațiuni repetitive sau operațiuni cu cost mare de timp sau alte resurse financiare, cum ar fi:

  • Apelarea candidaților individuali pentru informații suplimentare necesare pentru admiterea vs. trimiterea unei notificări automate prin e-mail sau mesaj text.
  • Utilizarea casieriilor pentru plățile taxelor de admitere vs. confirmarea automată a taxei de admitere prin intermediul serviciilor bancare online.
  • Tipărirea de mii de documente standardizate de către universitate, cum ar fi contractele universitare candidați vs. utilizare de șabloane de documente online care pot fi tipărite acasă de fiecare candidat, semnat și încărcat pe platforma de admitere online.

Acest articol reprezintă doar o mică parte din studiul realizat de echipa Holisun în privința impactului platformei de admitere online Socrate, în sesiune de admitere 2020-2021, pentru cele 3 universități studiate.

În cazul în care reprezentați o universitate și sunteți interesat de o discutie cu echipa Holisun despre beneficiile admiterii online, găsiți aici mai multe informații