Procesul digitalizării este văzut ca unul în mod universal benefic pentru orice afacere. Acesta poate aduce eficiență în activitate, o relație mult îmbunătățită cu clienții și o creștere considerabilă a profiturilor.
Oamenii de afaceri cu un anumit nivel de educație antreprenorială râvnesc la beneficiile digitalizării cunoscând avantajele masive pe care aceasta le aduce după sine.
Totuși, chiar și dintre cei care pun preț pe digitalizare, foarte puțini oameni de afaceri cunosc riscurile eșecului unui astfel de demers și repercursiunile grave pe care un astfel de eșec le poate avea.
În funcție de mărimea companiei repercursiunile pot ajunge chiar și până la faliment (în cazul companiilor mari, cu mii de angajați). Cu cât companiile sunt mai mici, o transformare digitală eșuată va avea efecte nefaste mai puțin intense, acestea ajungând să tindă spre 0 în cazul microîntreprinderilor.
Pentru o microîntreprindere, transformarea digitală ia, de cele mai multe ori, forma implementării unui CRM pentru eficientizarea activității cotidiene. Dacă angajații nu se adaptează lucrului cu un anumit program sau acesta nu are funcțiunile dorite, costurile de achiziție pentru unul nou sunt reduse, iar majoritatea vendorilor oferă o perioadă de garanție a satisfacției de 30 de zile în care îți poți chiar recupera investiția inițială fără complicații.
Eșecurile în transformarea digitală sunt mai des întâlnite decât ne-am dori să credem. În cazul întreprinderilor mari acestea ajung la o rată de 60%!
De ce?
Cu cât o companie este mai mare, cu atât este mai complicat de administrat. De fapt, există expertize de management organizațional care au determinat că odată cu creșterea numărului de angajați, creșterea complexității proceselor de management este exponențială. Multitudinea proceselor de lucru, a relațiilor dintre departamente și numărul mare de indivizi care trebuie să se adapteze noilor sisteme de lucru contribuie masiv la această complicare a demersurilor de digitalizare.
Astfel, atât complexitatea fluxurilor de lucru, cât și complexitatea administrării resurselor umane resimt această creștere, iar costurile transformării digitale cresc în corelație strânsă cu aceasta.
Așa că, pentru o companie destul de mare transformarea digitală poate costa sute de mii de €.
Este de la sine înțeles că în cazul în care programele sau soluțiile de transformare digitală vândute către beneficiar nu furnizează rezultatele așteptate, acesta va căuta să-și recupereze investiția.
Ce se întâmplă, de fapt, în cazurile de eșec?
În principiu, digitalizare eșuată înseamnă că soluția sau soluțiile digitale pe care vendorul sau integratorul le vând și instalează în compania ta nu reușesc să facă ce trebuie sau ce promite vânzătorul. Asta înseamnă că afacerea nu doar că nu-și va îmbunătăți mersul, dar nu va funcționa nici măcar la fel de bine ca până acum dacă ar folosi noile sisteme.
Dacă după 6-12 luni sau chiar mai mult de implementări, testări, modificări, revizuiri, ședințe, e-mailuri, convorbiri telefonice uneori interminabile, alte ședințe, întâlniri de brainstorming, note interne, facturi plătite pentru orele de suplimentare de programare, și mult, mult stres, se poate să constați cu frustrare că soluțiile digitale pentru care ai plătit atât de mult încă nu funcționează și în compania ta se lucrează tot folosind metodele vechi.
Dacă în această perioadă, eficiența și profiturile au scăzut în această perioadă, pentru că angajații au avut un stres suplimentar, sunt mult mai obosiți decât de obicei și totul pare vraiște în firmă iar pe lângă toate astea, angajații și directorii de departamente și-au cam pierdut încrederea în toată povestea asta cu digitalizarea și privesc eforturile în această direcție ca pe o povară de care ar vrea să scape, este momentul să te gândești serios la posibilitatea ca transformarea digitală să fie eșuată.
În acest moment este cazul să începi să te gândești la controlul pagubelor.
Procesele în acest domeniu sunt lungi, costisitoare și deosebit de complicate. Este foarte dificil de demonstrat cui îi aparține vina unei transformări digitale eșuate iar în procesul de elucidare a unei astfel de situații va fi nevoie de specialiști din afară care să facă evaluări complexe și o echipă de juriști cu experiență în domeniu.
Nici unii, nici ceilalți lucrează cu onorarii prea mici...
Ce se poate face pentru a evita o astfel de situație?
Cel mai bun lucru pe care îl poți face pentru a nu ajunge într-o astfel de situație este să te pregătești temeinic.
Cum?
1. Abordează căutarea soluțiilor cu realism.
În primul rând, încă dinainte de a începe să cauți soluții pentru digitalizarea companiei tale, este bine să fii realist și să ai în vedere câteva aspecte:
Companiile medii și mari care livrează soluții software au departamente de vânzare sau vând prin terți soluțiile pe care le pun pe piață. Oamenii de vânzări își doresc doar să vândă. Asta înseamnă că, din păcate, în foarte multe cazuri vor supraevalua și vor exagera capacitățile și posibilitățile softurilor pe care le comercializează.
La sfârșitul zilei, cumpărătorul are niște promisiuni frumoase și foarte multă încredere în viitor, omul de vânzări un comision cel puțin la fel de frumos, iar echipa tehnică și echipa de consultanți în implementare (în cazurile rare și fericite în care există) au... foarte mult de lucru.
În momentul în care un agent de vânzări îți promite că softul pe care îl cumperi poate fi „dresat” să facă orice ai nevoie, nu minte. Realmente, orice soft poate fi modificat să răspundă oricăror nevoi. Dar costurile acestor modificări, atât cele financiare cât și cele de timp, pot fi colosale – de ordinul sutelor de mii de euro, de-a lungul a multe luni de zile.
Atunci când trebuie să înveți un soft să facă lucruri noi sau atunci când ai modificări importante de adus, va trebui să te înarmezi cu foarte multă răbdare.
Dacă nu ești atent și nu pornești la drum cu atitudinea corespunzătoare, s-ar putea să te trezești cu un contract în care plătești echipa de dezvoltare cu ora și cu o implementare care nu se mai termină și care îți depășește bugetul alocat chiar și de câteva ori!
Într-o astfel de situație, momentul în care realizezi că transformarea digitală la care ai visat nu se mai întâmplă și începi să te simți tras pe sfoară devine certitudine.
Așa că este important să fii realist atunci când pornești la drum și circumspect când ți se promite că orice nevoie ai avea, „se rezolvă” sau „softul nostru chiar face orice”. Un agent de vânzări mai puțin entuziast, cu o ofertă mai puțin „apetisantă” rezervat în a promite funcții despre care ar trebui să discuți mai degrabă cu o echipă de IT, s-ar putea să îți fie un foarte bun prieten.
Abordează căutarea soluțiilor cu realism.
2. Atunci când cauți soluția tehnică adecvată afacerii tale, ține cont de nișa din care face parte afacerea ta.
Producătorii softurilor de tip CRM sau ERP le construiesc pentru a răspunde unor nevoi generale, iar dacă fac produse dedicate unor anumite nișe, se orientează spre cele mai puternic populate. Dacă afacerea ta este în domeniul comerțului cu gaze atmosferice sub presiune, de exemplu, cu siguranță că nu vei găsi un soft dedicat.
Chiar dacă afacerea ta face parte dintr-o nișă largă - un cabinet de avocatură, sau un birou de consultanță financiară, de exemplu – aproape sigur va trebui să adaptezi produsul off-the-shelf, felului particular în care ți-ai organizat fluxurile de lucru. Iar asta poate implica și reprogramare.
Cu atât mai mult, dacă domeniul tău de activitate este unul special, iar nișa din care face parte afacerea ta una restrânsă, șansele să găsești o soluție tehnică pe care să nu trebuiască să o modifici tind spre zero, iar digitalizarea va fi, probabil, un demers mai costisitor și de durată.
Într-un astfel de caz, încearcă să cauți soluții adaptabile sau modulare, care să poată fi ușor transformate pentru a răspunde nevoilor speciale ale companiei tale, pregătește-te să-ți depășești proiecțiile de buget și înarmează-te cu răbdare. Dacă faci totul bine, efortul merită din plin!
Caută-ți o soluție ușor de adaptat la nevoile tale.
Pentru asta, s-ar putea să fie nevoie să te documentezi referitor la soluțiile existente pe piață din surse în care poți avea încredere. Poți apela la parteneri care au făcut deja acest pas și au același domeniu de activitate cu tine, sau poți cere ajutorul unui specialist în digitalizare. Chiar dacă vei avea o cheltuială în plus, aceasta te poate scuti de cheltuieli mult mai mari în viitor și chiar de eșecul în transformarea digitală.
3. Pregătește-ți echipa, pregătește-ți angajații
Așa cum am mai spus, 60% din demersurile de transformare digitală se soldează cu eșec. Deși pare greu de crezut, în 80% din aceste cazuri, vina nu aparține vendorului sau integratorului, ci angajaților companiei.
Este important să îi pregătești din timp pentru transformarea digitală și să stabilești responsabili pe fiecare segment de implementare a tehnologiilor. Va fi absolut necesar ca toți directorii de departamente toată structura de conducere să știe ce se întâmplă, să colaboreze și să fie 100% în barca digitalizării.
Fără cooperare totală pe plan intern, transformarea digitală poate eșua. Este necesar ca fiecare proces de lucru și fiecare sarcină care se digitalizează să aibă un responsabil care să știe bine ce are de făcut. Transformarea digitală trebuie micro-manageriată cu multă atenție.
Dacă ai o companie mare, nu ignora angajarea unui manager specializat în procesele de transformare digitală. Acesta va ști cum să pregătească totul și cum să administreze digitalizarea. Mai mult, va ști exact unde sunt punctele sensibile și la ce trebuie să fie atent pentru ca procesul să fie încununat de succes.
Pentru mai multe detalii, un de exemplu în care s-a avut în vedere componenta umană în digitalizare, iar transformarea digitală a fost un succes răsunător, poți găsi în studiul de caz Transformarea digitală a unei companii cu peste 5.000 de angajați, publicat de Holisun.
Pregătește-ți echipa, pregătește-ți angajații.
4. Implică-te!
Este absolut necesar să te implici în transformarea digitală a companiei tale.
Nimeni nu cunoaște structura și nevoile afacerii tale mai bine decât tine.
Unii oameni de afaceri consideră transformarea digitală ca fiind un proces pe care îl pot externaliza, punându-l în întregime în sarcina integratorului sau vendorului și abordând atitudinea următoare: nu vrem să fim implicați deloc, nu avem timpul, resursele sau dorința de a ne implica în acest proces. Nu ne dorm să devenim experți în IT, așa că lăsăm digitalizarea total în seama echipei care produce softul.
Transformarea digitală nu este un ca întrerupătorul unui bec, o tehnologie ON-OFF pe care o instalezi fără să știi nimic despre ea, cineva vine, o montează în companie și de mâine ai o companie digitalizată. Antreprenorii care pornesc la drum cu această atitudine sunt într-o gravă eroare și își pregătesc scena pentru eșec.
Cea mai sigură rețetă pentru eșec este atitudinea nu e treaba mea. Pentru companiile medii și mari asigură o rată de eșec de 100%. Oricât de experimentat ar fi vendorul sau integratorul, aceștia nu cunosc mersul lucrurilor în compania ta, chiar dacă au mai trecut prin procese de digitalizare la companii cu același domeniu de activitate.
Există o multitudine de detalii fine în fluxurile de lucru ale fiecărei companii încât să o transforme într-o entitate unică.
Implică-te.
5. Adaptează-te!
Nici un soft nu va răspunde perfect fluxurilor tale de lucru, chiar dacă acesta a fost construit special pentru domeniul tău de activitate.
Poți solicita echipei care a dezvoltat programul să îl modifice pentru ca fluxurile de lucru din compania ta să rămână neschimbate, sau poți alege varianta mai bună, mai eficientă și mai ieftină – poți să modifici fluxurile de lucru din companie pentru a se potrivi soluției software pe care o integrezi.
Aici trebuie să evaluezi cu foarte mare atenție calea cu mai puțin efort. Este mai simplu să modificăm softul, sau să instruim oamenii pentru a-și schimba stilul de lucru? Va fi nevoie să fac angajări pentru a adapta activitatea? Restructurări? Ioana de la financiar va putea folosi noul soft cu succes? Dar Mihai, tehnicianul cel nou de pe linia de producție?
Deși pare soluția mai simplă, mai rapidă și mai ieftină, modificarea softului pentru a nu perturba activitatea companiei nu este mereu varianta mai bună.
6. Pregătește-te pentru momentul în care lucrurile vor merge prost
Indiferent ce îți promite un vânzător de soluții de digitalizare, vor exista momente în care ceva nu va merge bine și planul va trebui schimbat din mers. De asemenea vor exista, cu siguranță, lacune de funcționalitate.
Trebuie să te pregătești, chiar și contractual, pentru situația în care ceva nu merge așa cum s-a preconizat. Cine este responsabil pe plan intern? Care sunt pașii de urmat în această situație? Care este responsabilitatea vendorului sau a integratorului? Cum evaluăm rezultatul?
Deși nu poți anticipa toate situațiile care pot devia de la standardul dorit, poți avea o procedură de avarie pregătită pentru momentul (care cu certitudine va veni) în care ceva o va lua razna.
În privința lacunelor de funcționalitate, acestea sunt, și ele, inevitabile și fac parte din suita problemelor la care va trebui să te adaptezi, pentru care este mai degrabă rentabil să-ți modifici fluxurile și modul de lucru, decât să soliciți modificări costisitoare ale softului achiziționat, dar asta rămâne la latitudinea fiecăruia.