ANALIZA. Firmele romanesti au pierderi uriase din cauza ineficientei angajatilor. Un baimarean a gasit solutia

Un administrator de firma de IT din Baia Mare a pus la punct un soft care ii ajuta pe patronii de firme sa-si eficientizeze afacerile si sa nu mai piarda bani, asta dupa ce un sondaj realizat printre 1.000 de manageri din toata tara a aratat ca fiecare firma pierde minimum 1.000 de euro lunar din cauza ineficientei angajatilor si a lipsei procedurilor. ”«IntelliPRIM» s-a nascut dintr-o nevoie interna de a monitoriza si documenta toate activitatile din firma, fiind dezvoltat pe baza unor necesitati reale.

 “La doar o luna dupa utilizarea aplicatiei in cadrul firmei, am observat o crestere a profitului cu cateva mii de euro, fara a creste si volumul vanzarilor. Diferenta de bani a reprezentat economii datorate respectarii cu strictete a procedurilor de lucru, lucru posibil acum prin utilizarea aplicatiei nou dezvoltate. Practic, acum procedurile sunt respectate in proportie de peste 90%, iar procesele inregistreaza cu 68% mai putine intarzieri datorate blocajelor fluxurilor de lucru”, a declarat pentru VoceaTransilvaniei.ro Oliviu Matei, administratorul firmei care a pus la punct aplicatia.

Program dezvoltat pe baza unui sondaj

Intreaga aplicatie a fost pusa la punct dupa ce firma a facut un sondaj la care au raspuns peste 1.000 de societati comerciale din Romania. Potrivit rezultatelor, 27% dintre firmele din Romania au pierderi lunare care se cifreaza intre 1001 şi 5.000 de euro. „Sondajul s-a referit la problemele de management operational pe care companiile romanesti le intampina. Au fost 1.141 de respondenti, ceea ce il face valid din punct de vedere statistic, daca ne gandim ca sondajele electorale se fac tot cam cu atatea rsspunsuri”, a declarat Oliviu Matei.

Ce-si doresc patronii din România

Chestionarul care a fost trimis celor peste 1.000 de firme din tara – din toate domeniile de activitate – a avut trei intrebari. Prima dintre ele, „Ce imbunatatiri considerati ca sunt necesare in cadrul afacerii dumneavoastra?”, a avut patru variante de raspuns. „Reducerea timpilor de executie”, varianta pentru care au optat 36% dintre respondenti. „Asta inseamna ca managerii nu sunt multumiti cu timpii de productie, cu alte cuvinte exista timpi morti care trebuie redusi sau eliminati”, a spus Matei.

VEZI AICI SONDAJUL

Cea de-a doua varianta de raspuns, aleasa de 26% dintre cei chestionati, a privit reducerea numarului de rebuturi si neconformitati. „Neconformitatile sunt produsele sau serviciile pe care le respinge clientul pentru ca nu corespund cerintelor lor initiale”, a explicat, pentru VoceaTransilvaniei.ro, IT-istul.

Pentru cea de-a treia optiune, „respectarea standardelor si procedurilor de lucru”, au aplicat mai bine de jumatate dintre cei intrebati, respectiv 51%. „Procedurile de lucru sunt descrieri cat mai precise a ceea ce se face si a modului in care se face munca intr-o firma. Pentru fiecare pozitie sau post de lucru ar trebui sa existe o procedura: cum se face vanzarea, cum se sudeaza, cum se face facturarea, cum se intretin relatiile cu clientul. Asta inseamna ca 51% dintre manageri considera ca nu se respecta procedurile de lucru sau ca ele nu exista. Asta e diferenta intre noi si nemti”, a punctat administratorul.

Cea de-a patra varianta si ultima, „Monitorizarea si controlul proceselor”, ar trebui sa dea foarte mult de gandit angajatorilor romani. 44% dintre respondenti au recunoscut faptul ca nu pot monitoriza activitatile din firma.

Ce pierderi au firmele romanesti

Cea de-a doua intrebare a chestionarului aplicat societatilor comerciale a privit pierderile financiare pe care le inregistreaza lunar. Astfel, 57% dintre administratori au estimat ca pierd lunar pana in 1.000 de euro, 27% si-au estimat pierderile finanicare intre 1001 si 5.000 de euro, iar 13% au depasit aceasta suma.

„Evident, mai mult de jumatate au pierderi sub 1.000 de euro, relativ mici, pentru ca majoritatea firmelor sunt IMM-uri. Insa mi se pare surprinzator faptul ca 13% dintre firme spun ca au pierderi de peste 5.000 de euro, ceea ce mie mi se pare foarte mult. Iar pierderile acestea se datoreaza faptului ca nu se respecta procedurile de lucru. Daca mai pui la socoteala si alte pierderi care sunt in orice firma….”, concluzioneaza Oliviu Matei.

Soft pentru eficientizare

Aplicatia „IntelliPRIM” este un soft destinat managementului proceselor intr-o companie. Denumirea provine de la „Intelligent PRocess and Information Management” pentru ca ofera posibilitatea de gestiune nu doar a procedurilor, ci si a informatiilor. Managementul poate defini fluxurile de lucru si informatiile necesare la fiecare pas. „Utilizatorii sunt obligati sa urmeze pasii in ordinea definita. Mai mult, trebuie sa completeze informatii despre ceea ce fac, cu un efort minim. In acest fel se asigura respectarea unor standarde de lucru, trasabilitatea tuturor activitatilor si, in final, rezulta o serie de rapoarte si statistici indispensabile unei bune organizari, de exemplu evaluari si autoevaluari ale angajatilor, ale fluxurilor de lucru, ale produselor neconforme”, spune omul de afaceri baimarean.

Aplicatia este compusa dintr-o serie de procese destinate tuturor departamentelor dintr-o firma: vanzari, productie, financiar. Informatia este introdusa o singura data si este accesibila tuturor celor carora le este utila. „IntelliPRIM a fost gandita intr-un mod flexibil si modular astfel incat poate fi adaptata oricarei companii cu efort minim si fara a fi necesare cunostinte avansate. De aceea multi dintre colaboratorii nostri, in special cei cu un nivel managerial mai avansat, au adoptat-o si o folosesc in mod uzual in activitatile lor”, a mai adaugat acesta.

Sursa: Vocea Transilvaniei, 11 septembrie 2014