Administratorii companiilor și directorii de departamente trebuie să fie total implicați în evaluarea transformării digitale și în monitorizarea procesului pentru ca investițiile făcute în acest proces să genereze valoare. Digitalizarea este absolut necesară pentru o firmă care vrea să rămână competitivă, dar procesul digitalizării nu este unul de tip „plug and play”. El solicită implicarea directă a factorilor de decizie și mult efort instituțional.
Însă rezultatele sunt pe măsură!
Pentru a obține rezultate ale creșterii veniturilor, profitabilității, cotei de piață, eficienței sau avantajelor competitive, directorii trebuie să acorde prioritate inițiativelor care pot îmbunătăți substanțial performanța organizației și ale căror rezultate pot fi copiate și amplificate. Un auditor poate face o astfel de analiză.
Pentru a măsura impactul inițiativelor digitale, trebuie să se definească indicatorii cheie de performanță cei mai relevanți pentru afacere. Acești indicatori ar trebui să fie aliniați cu obiectivele organizației și ar trebui să se concentreze pe rezultatele pe care organizația dorește să le atingă, cum ar fi venituri crescute, experiență îmbunătățită a clienților sau costuri reduse. Odată ce indicatorii au fost definiți, directorii executivi pot urmări progresul către aceste obiective și pot face ajustări, după necesități.
Există mai multe valori interorganizaționale care pot oferi structurii de conducere o viziune holistică asupra progresului organizației în transformarea digitală. Acestea includ intensitatea digitală, adoptarea digitală, talentul digital, experiența digitală a clienților și operațiunile digitale. Măsurând și urmărind aceste valori interorganizaționale, auditorii se pot asigura că inițiativele lor digitale generează valoare reală pentru afacere.
Transformarea digitală este un proces dinamic, proces care nu se întâmplă instantaneu, așa că indicatorii de performanță și scopurile imediate trebuie mereu ajustate. În caz contrar, există riscul ca la capătul demersului de digitalizare să nu ajungi unde ți-ai propus și să fii nevoit să realiniezi prioritățile și obiectivele companiei. Acordând prioritate inițiativelor scalabile, directorii executivi își pot poziționa organizațiile pentru succes în lumea digitală de astăzi. În acest proces, un auditor cu experiență reprezintă o valoare de neînlocuit!
Ce ar trebui să măsoare auditul digital?
1. Profitul investițiilor digitale
Directorii executivi sunt sfătuiți să se uite nu numai la valoarea oferită de inițiativele digitale individuale, ci și la sprijinul colectiv al obiectivelor strategice ale organizației. Eșecul de a investi în tehnologia digitală expune companiile unui risc de a rămâne în urma concurenței lor. Transformarea unui domeniu de afaceri și creșterea pornind de la acea transformare este o modalitate eficientă de a îmbunătăți profiturile.
Folosind seturi de date similare, soluții tehnologice și membri ai echipei pentru mai multe cazuri de utilizare, organizațiile pot economisi timp și bani. De exemplu, un comerciant cu amănuntul ar putea transforma domeniul experienței clienților din magazin utilizând aceleași date geospațiale și de stocare pentru a optimiza prezența magazinului, a prioritiza cheltuielile eficiente și a adapta oferta la specificul local.
Direcționarea resurselor spre adoptarea de noi instrumente digitale este o altă modalitate de a maximiza rentabilitatea investiției. Este important să se reproiecteze fluxurile de lucru pentru a permite acțiuni eficiente bazate pe predicții măsurabile, iar organizațiile trebuie, de asemenea, să pună în aplicare inițiative de management al schimbării care să încurajeze adoptarea de soluții.
În timp ce cele mai mari profituri provin din direcționarea investițiilor digitale către inițiative de creștere, abordarea îndrăzneață a câștigurilor de eficiență poate avea, de asemenea, rezultate extraordinare. Importanța măsurării rentabilității investițiilor digitale este un pas esențial pe care directorii executivi trebuie să îl facă pentru a rămâne competitivi în peisajul digital în rapidă schimbare al zilelor noastre.
2. Procentajul din bugetul anual care se cheltuie pentru investiții tehnologice avansate
Potrivit unui articol din Harvard Business Review, organizațiile care alocă o mică parte din bugetele lor tehnologice pentru inițiative digitale strategice și îndrăznețe s-ar putea să nu își maximizeze rentabilitatea investiției digitale. Companiile vechi în special pot fi prinse în soluții de tehnologie complexe și învechite, care necesită resurse substanțiale pentru întreținere și infrastructură, mai degrabă decât să susțină inițiative care pot stimula creșterea, îmbunătăți experiența clienților sau spori eficiența.
Industria bancară, de exemplu, cheltuiește aproximativ 92% din bugetele sale digitale pe infrastructură și întreținere, lăsând doar 8% pentru inițiative de îmbunătățire a afacerii. Prin contrast, atacatorii pieței bancare și întreprinderile bancare digitale susținute de capital de risc își dedică cele mai multe resurse către inițiative care mută acul asupra performanței, cum ar fi intrarea pe noi piețe sau creșterea eficienței.
Pentru a concura în era digitală, ar fi necesar ca băncile să dedice nu mai puțin de 25% din bugetele lor digitale inițiativelor de creștere. O bancă mare din America de Nord și-a împărțit platforma tehnologică într-un set de microservicii și a prioritizat domeniile care i-ar permite să dezvolte aplicații mai rapid, rezultând o scădere cu 30% a costului modificărilor la sistemele de bază, un timp mai rapid de lansare pe piață și scoruri mai mari de satisfacție a clienților.
3. Timpul necesar implementării soluțiilor digitale
În lumea dinamică a organizațiilor digitale, viteza de transformare a ideilor în instrumente practice care pot fi implementate în activitatea de piață este esențială și multe companii se străduiesc să măsoare performanța în acest domeniu.
Pentru a rezolva acest lucru, organizațiile ar trebui să-și măsoare timpul până la utilizarea în activitatea curentă a aplicațiilor și soluțiilor software, mai degrabă decât timpul scurs până la instalarea acestora. Responsabilitatea pentru monitorizarea acestor metrici revine unității de afaceri care sponsorizează implementarea instrumentului digital și liderului tehnic al organizației. Directorii executivi ar trebui să fie conștienți de livrabile și termenele importante și să colaboreze cu conducerea tehnică pentru a identifica zonele în care termenele sunt în mod repetat depășite.
Procesele Agile de livrare continuă și asigurare a calității sunt esențiale pentru a te asigura că serviciile digitalizate sunt de înaltă calitate și oferă o experiență adecvată pentru clienți. Îmbunătățirile ar trebui să fie făcute în timp util și să nu dureze mai mult de două săptămâni pentru a fi implementate.
Viteza de implementare este un indicator cheie de performanță, crucial în transformarea digitală. Ea reflectă cât de eficient colaborează toate elementele unei organizații și determină cât de repede pot fi testate, învățate și îmbunătățite datele și perspectivele de modelare.
În general, instituționalizarea celor mai bune practici este un pas necesar către poziționarea organizației pentru succesul digital pe termen lung.
4. Angajații cu aptitudini tehnice de top atrași, promovați și menținuți în organizație
În era digitală, atragerea și păstrarea talentelor tehnologice este esențială pentru succesul pe termen lung. Pentru a realiza acest lucru, organizațiile trebuie să își măsoare nevoile de resurse umane și să se adapteze pe măsură ce progresează prin călătoria lor digitală. CEO-ul trebuie să aibă o viziune globală asupra nevoilor critice ale organizației și să măsoare progresul pentru a asigura o infuzie de talent cu o mentalitate de constructori și transformatori de procese.
Una dintre măsurile esențiale este procentul de talent tehnologic care efectuează direct munca mai degrabă decât cel cu rol managerial. Acest număr trece de obicei de la mai puțin de 20% la începutul unei transformări digitale la aproximativ 70% la finalizare. O altă măsură cheie este procentul de personal cu aptitudini tehnice care lucrează în procesele Agile, unde are loc schimbarea adevărată. Măsurile tradiționale, cum ar fi procentul posesorilor de doctorate în personal, sunt de asemenea importante.
Retenția este esențială, iar indicatorii de satisfacție, cum ar fi rata cu care talentul digital participă în comunitățile tehnice sau bresle, sunt indicatori utili. Integrarea talentelor este, de asemenea, critică, iar organizațiile trebuie să se asigure că talentul tehnologic este integrat în întreaga organizație.
În cele din urmă, îmbunătățirea competențelor personalului existent este esențială, iar organizațiile trebuie să măsoare calitatea și accesibilitatea programelor de formare și dezvoltare și să măsoare nivelurile de utilizare. Deoarece companiile nu pot angaja niciodată tot talentul digital necesar, îmbunătățirea competențelor personalului existent este o cerință critică pentru succesul pe termen lung.
Cum se face evaluarea tehnologiilor atunci când demarezi procesul de digitalizare?
Atunci când pornești pe drumul digitalizării, călătoria ta ar trebui să pornească de la un proces de studiu și evaluare a noilor tehnologii. Ai nevoie de asta pentru a determina beneficiile și costurile acestora în contextul necesităților companiei tale.
Problemele de interacțiune cu utilizatorul, cum ar fi ușurința în utilizare, implementarea, securitatea și confidențialitatea sunt, de asemenea, luate în considerare în timpul acestui proces. Evaluările tehnologice ajută la definirea priorităților și la direcționarea finanțării către lucrurile cu adevărat utile.
În era actuală, a supraîncărcării informaționale și a abundenței tehnologice, evaluările amănunțite ale produselor disponibile pe piață sunt esențiale. Fără evaluări amănunțite, riscurile de a procura soluții care nu se potrivesc activității tale cresc considerabil.
O soluție care la o primă vedere este potrivirea perfectă, se poate dovedi a fi un mare generator de probleme atunci când este pusă în practică.
Care sunt tipurile de evaluări pe care le poți face?
Evaluările tehnologice pot fi efectuate intern sau extern, în funcție de scopul urmărit.
1. Modelul Cascadă este o metodologie de livrare a software-ului care urmează o progresie secvențială și permite mai multe iterații. Este ușor de urmărit, iar rolurile sunt distincte și familiare, făcând administrarea și gestionarea proceselor mai facilă decât alte metodologii.
Etapele de lucru ale acestui proces:
1.1. Faza de evaluare a necesităților și planificare a managementului
Este faza în care managerul de proiect identifică, analizează și înțelege cerințele proiectului pe baza nevoilor părților implicate de proiect. Această fază implică identificarea riscurilor, ipotezelor, dependențelor, parametrilor de calitate, costurilor și termenelor.
1.2. Faza de proiectare
Acum se solidifică și documentează toate deciziile. Este faza în care se dezvoltă soluții concrete ce pot rezolva cerințele proiectului. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să notezi toate acțiunile pe care le veți întreprinde pentru a clarifica domeniul de aplicare al proiectului și scopurile finale ale implementării lui.
Proiectarea acoperă programul, bugetul și obiectivele proiectului și vă puteți gândi la proiectare ca la un plan sau o foaie de parcurs către stadiul final.
3. Faza de implementare
Aici se execută planul și toate detaliile stabilite în faza anterioară pentru a produce rezultatul dorit. Dacă, de exemplu, conduci o companie dezvoltatoare de software, veți petrece această fază scriind liniile de cod pentru software-ul pe care îl dezvoltați. Sau, dacă deții o companie de construcții, aceasta este etapa în care se desfășoară fizic, construcția.
Implementarea ocupă o parte semnificativă a managementului proiectelor în cascadă. Tot ceea ce se întâmplă în această fază trebuie documentat cu atenție.
4. Faza de verificare și testare
Acum este momentul în care se evaluează în ce măsură produsul dezvoltat în faza de implementare îndeplinește cerințele întregului proiect. Dacă nu se ating indicatorii de performanță, echipa de proiect trebuie să revizuiască totul din prima etapă pentru a identifica ce a mers prost. Faza de testare folosește diverse metrici de calitate și satisfacție a clienților pentru a măsura succesul proiectului.
5. Faza de mentenanță
Faza de întreținere se extinde dincolo de cele cinci etape ale managementului de proiect. Această fază presupune efectuarea de modificări minore pentru a îmbunătăți produsul dezvoltat în timpul implementării și efectuarea altor sarcini de rutină. Este, de asemenea, o fază de identificare a oricăror erori care ar fi putut să scape în timpul fazei de testare.
Astfel, poți folosi acest sistem de proiectare a schimbării instituționale atât pentru a evalua soluțiile de digitalizare pe care dorești să le implementezi dar și pentru a proiecta procesul de implementare a acestora.
Avantajele și dezavantajele sistemului de management în cascadă
Beneficii:
Este foarte ușor să cooptați noi membri în echipa de proiect
Abordarea în cascadă se concentrează pe o documentare amănunțită, facilitând urmărirea progresului pentru noii membri ai echipei. Aceștia pot utiliza documentația existentă pentru a recupera lacunele și a-și însuși toate detaliile necesare integrării cu activitatea din proiect.
Progresul este ușor de urmărit
Managementul proiectelor în cascadă definește în mod clar etapele proiectului în faza de cerințe și planificare. Este mai ușor să identificați progresul proiectului prin revizuirea acestor etape. Etapele distincte ale tehnicii indică, de asemenea, în mod clar, cât de aproape este proiectul de finalizare.
Gestionare ușoară
Proiectele în cascadă sunt ușor de gestionat datorită naturii lor lineare și este mai ușor să identifici etapa ori sarcina următoare în orice moment. Dacă apar modificări, poți consulta cu ușurință documentația proiectului pentru a stabili un nou plan de lucru.
Economisește bani și timp
Abordarea în cascadă pune accent pe conceptualizare și documentare detaliată. Cele două activități se pregătesc în detaliu pentru executarea corectă a unui proiect de la prima încercare. Înțelegerea nevoilor proiectului și a planului de implementare de la început poate economisi timp, bani și efort care ar rezulta altfel din revizuiri și modificări.
Dezavantaje:
Inflexibil și rezistent la schimbare
Abordarea în cascadă constă în pași succesivi care se succed unul după celălalt. Deci, finalizarea unei faze a proiectului este absolut necesară pentru a putea trece la următoarea. Schimbările într-o fază implică revizuirea întregului proiect dependent de respectiva fază. Acest lucru face ca stilul de management să fie dificil de schimbat.
Abordează o singură fază la un moment dat
Fazele abordării în cascadă sunt liniare și secvențiale. Nu se pot rula două procese simultan. Acest lucru poate fi dezavantajos dacă personalul necesar pentru o fază incipientă este întârziat, iar proiectul se oprește din această cauză.
2. Evaluări de tip Agile
Echipele proiectelor în cascadă au, de obicei, un membru pentru fiecare rol, ceea ce duce la o maturitate mai rapidă, o integrare mai ușoară și o curbă blândă de învățare. Cu toate acestea, neînțelegerile frecvente, alinierea greșită și lipsa de vizibilitate a activităților fiecăruia reduc productivitatea echipei.
De remarcat faptul că există o lipsă de cercetări și literatură de specialitate care să indice proiecte ce au avut slăbiciuni în urma implementării strategiei Agile. În acest moment strategia Agile este cea mai utilizată în dezvoltarea de proiecte software și implementarea acestora, deoarece are cele mai mari șanse de reușită.
Scopul principal al sistemului de management Agile este de a obține rezultate optime prin livrarea rapidă și continuă a software-ului. Nevoile în implementarea unui proiect se pot modifica de la o zi la alta. Asta, uneori, necesită o schimbare a sistemului proiectat.
Agile înseamnă responsabilitate pentru schimbare iar procesul de schimbare este legat de nevoile clienților. Toate obiectivele proiectelor Agile pot fi sumarizate în trei principii simple: livrare rapidă, schimbare rapidă, schimbări dese.
O listă conținând 12 principii ale acestui sistem de lucru a apărut ca fundament al tuturor metodologiilor de dezvoltare de tip Agile (Agile Manifesto, 2001):
- Prioritatea este satisfacerea clientului prin livrarea timpurie și continuă a software-ului valoros
- Apreciați cerințele de schimbare, chiar și dacă aduc întârzieri în dezvoltare. Procesele Agile valorifică schimbarea pentru avantajul competitiv al clientului
- Furnizați software de lucru cât mai frecvent, în intervale de la câteva săptămâni până la câteva luni, cu preferință pentru de intervalul de timp mai scurt
- Oamenii de afaceri și dezvoltatorii trebuie să conlucreze zilnic, pe tot parcursul proiectului
- Construiți proiecte în jurul unor indivizi motivați. Oferă-le mediul și sprijinul de care au nevoie și ai încredere în ei pentru a-și duce sarcinile la bun sfârșit
- Cea mai eficientă metodă de a transmite informații către și în cadrul unei echipe de dezvoltare este conversația directă
- Software-ul de lucru este principala măsură a progresului
- Procesele Agile promovează dezvoltarea durabilă. Sponsorii, dezvoltatorii și utilizatorii ar trebui să poată menține un ritm constant la nesfârșit
- Atenția continuă pentru excelența tehnică și designul bun sporesc agilitatea
- Simplitatea, arta de a elimina sarcinile neesențiale, este importantă
- Cele mai bune arhitecturi, cerințe și design-uri apar din echipele auto-organizate
- La intervale regulate, echipa reflectă cum să devină mai eficientă, apoi își reglează și își ajustează comportamentul în consecință
Astfel, o echipă ce poate implementa un proces de transformare digitală care să bifeze toate aceste caracteristici va asigura garanții importante privind succesul acestuia.
Procesele de transformare de tip Agile asigură cel mai redus stres instituțional în digitalizare.
3. Platforme de evaluare a tehnologiilor
Platformele create pentru evaluările tehnologice, permit echipelor să își desfășoare procesul în mai puțin timp, fără a sacrifica minuțiozitatea. Acestea permit echipelor de proiect să comunice eficient cu furnizorii de soluții în ceea ce privește cerințele și importanța acestora și să compare furnizorii de tehnologii pentru a răspunde cât mai bine cerințelor proiectului.
Utilizarea, în faza inițială a transformării digitale, a platformelor de evaluare / comparare a soluțiilor nu exclude nevoia implementării ulterioare a unui sistem de management al schimbării și al proiectului, dar poate fi o unealtă puternică în procesul de selecție al soluțiilor cu cele mai mari șanse de reușită pentru proiect.
De ce fiecare afacere are nevoie de un proces de evaluare a tehnologiei
Efectuarea unei evaluări amănunțite a tehnologiei oferă companiei tale o privire asupra diferitelor avantaje la care s-ar putea să nu ai acces în alte feluri. Evaluarea este o modalitate excelentă de a identifica problemele și oportunitățile și, ca urmare, posibilii furnizori de tehnologie care sunt potriviți pentru compania ta.
Este indicat să utilizezi un proces aprofundat de audit tehnologic pentru a-ți maximiza rezultatele. Studiază cum decurge fluxul de lucru în compania ta și vezi dacă angajații întâmpină probleme. Întreabă-i ce îmbunătățiri doresc și compară sugestiile lor cu planul de creștere a companiei. Apoi stabiliți ce puncte tari și (mai important) puncte slabe are compania la momentul actual și cum afectează acestea fluxurile de lucru.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
S.O.F.T. - Susținem Ocuparea Prin Formare Tehnologică
Contract POCU/860/3/12/142579, Axa prioritară 3 – Locuri de muncă pentru toți.
RESURSE:
http://agilemanifesto.org
https://scialert.net/fulltext/?doi=aujcs.2015.1.17
https://olive.app/blog/technology-evaluations-for-software-selection/
https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/how-do-you-measure-success-in-digital-five-metrics-for-ceos
Opiniile exprimate aici nu reprezintă neapărat poziția Uniunii Europene, statelor membre sau a Guvernului României.