Toți investitorii, toți antreprenorii și toți administratorii afacerilor își doresc în primul rând creștere. Creșterea cifrei de afaceri și mai ales a profiturilor.
De fapt, de asta pornim afaceri, nu?
Totuși, puțini dintre antreprenori intuiesc provocările specifice domeniului lor atunci când își pun bazele afacerilor și chiar și mai puțini înțeleg că o creștere fulminantă este la fel de greu de „stăvilit” și de transformat în succes ca un start-up.
Sau poate chiar mai greu.
De fapt, în cele mai multe cazuri, motivul pentru care afacerile nu cresc, nu ține de incapacitatea de a achiziționa clienți noi sau de a vinde, ci de incapacitatea de a administra eficient procesul de creștere, cu tot ceea ce presupune acesta: angajări noi de personal calificat, gestionarea relației cu furnizorii și cu un număr mai mare de clienți, organizarea logistică și gestionarea documentației stufoase aferentă unei activități intense.
… dacă la toate astea adăugăm și elementul-surpriză al erorii umane, care este inevitabil și pe care aproape toată lumea uită să-l introducă în ecuație, o creștere necontrolată poate deveni un mediu propice pentru un mic (sau mare) dezastru.
Astfel, afacerile nepregătite pentru creștere ori nu cresc, rămânând mereu plafonate la un nivel arbitrar, ori în încercarea de creștere nu-și pot administra activitatea și eșuează, dezamăgindu-și clienții prin furnizarea de servicii sau produse de slabă calitate și deteriorându-și imaginea în piață.
Din acest motiv, creșterea afacerii ar trebui să fie un subiect abordat cu maxim de seriozitate și prudență. Putem spune că acesta este cel de-al doilea „mare filtru” al piețelor, după cel al eșecurilor afacerilor noi.
Așadar,
La ce ar trebui să fii atent, când vrei să îți crești afacerea?
În primul rând, creșterea unei afaceri este sinonimă cu transformarea. Vinzi același serviciu sau același produs, dar pentru simplul fapt că volumele de vânzare sunt mai mari, afacerea ta va trebui să se transforme aproape total pentru a putea gestiona activitatea intensificată.
Concret, pentru a crește, o afacere trebuie să vândă ceva ce nu vindea până acum (deci un produs nou) sau să vândă undeva unde nu vindea până acum (deci să găsească puncte sau piețe de desfacere noi pentru produsele existente).
Pentru aceasta, în funcție de locul în care ești acum, creșterea presupune anumite niveluri de flexibilitate, scalabilitate și agilitate în operațiunile zilnice. Ca un mic exemplu, erorile umane rănesc mult agilitatea afacerilor, și trebuie reduse la minim.
În funcție de domeniul de activitate, de nivelul concurenței din domeniul în care activezi și de prețul și complexitatea produselor sau serviciilor vândute, afacerile sunt, prin natura lor, mai mult sau mai puțin scalabile.
De exemplu un furnizor de servicii cum ar fi o companie de proiectare își poate crește veniturile și de câteva zeci de ori fără investiții masive (poate doar prin angajări noi).
Un producător de perii de pantofi - obiecte cu profit cel mai probabil mic pe o piață cel mai probabil saturată - va trebui să își dubleze capacitățile de producție, cantitățile de materii prime achiziționate și capacitățile logistice pentru a-și dubla veniturile, iar aceste eforturi sunt de multe ori colosale și trebuie administrate cu maxim de atenție.
Un produs mai complex, cu mai multe elemente sensibile cum ar fi o jucărie teleghidată sau un detector de fum va aduce și mai multe provocări de scalabilitate, prin complexitatea proceselor de achiziție și de producție.
Tehnologia este elementul care poate furniza soluții optime pentru toate aceste probleme. Provocările complexe au nevoie de soluții pe măsură, iar pentru administrarea corectă a creșterii companiei, va fi nevoie de implementarea unor soluții tehnice de tip CRM, sau CRM + ERP, în funcție de domeniul de activitate.
Alegerea unui soft potrivit nevoilor fiecărei afaceri nu este însă un lucru simplu. O companie cu peste 1.000 de angajați, de exemplu ar trebui să cântărească decizia implementării sau schimbării acestui soft mai multe luni de zile, poate chiar un an, deoarece fiecare proces sau flux de lucru trebuie analizat cu maxim de atenție.
Cea mai indicată soluție constă în alegerea unui program sau unei suite de programe cu un grad ridicat de flexibilitate, ce pot fi adaptate cât mai bine particularităților de activitate ale companiei. De fapt, tocmai adaptabilitatea programelor de gestiune și management al resurselor și relației cu clienții este cea mai apreciată trăsătură în mediul big business.
O soluție simplă, „off the shelf” ar putea părea apetisantă pentru o firmă în dezvoltare, la prima vedere. Astfel de programe sunt ieftine și foarte ușor de implementat. Angajații pot începe să butoneze noul program în mai puțin de o oră de la achiziție.
Totuși, aceste soluții „standard” au doar funcții generice și nu pot fi utilizate de o firmă care stă pe un puternic trend de creștere.
De ce?
Dacă o companie este în creștere, înseamnă că furnizează un serviciu sau produs foarte căutat (adică are un număr mare de clienți), că lucrează într-o nișă unde concurența este puțină sau inexistentă sau ambele. În cazul domeniilor foarte nișate, cel mai probabil, fluxurile de lucru au structuri unice, greu sau imposibil de găsit în altă parte iar soluțiile generice cu siguranță că nu vor putea răspunde nevoilor acestor companii.
Astfel, cele mai importante caracteristici ale unui CRM sau un ERP pentru afacerea ta sunt flexibilitatea și adaptabilitatea, caracteristici care vor face toată diferența în buna funcționare a afacerii.
O componentă foarte importantă a flexibilității este capacitatea de a utiliza programele de oriunde și de pe orice fel de dispozitiv. Afacerile care folosesc programe instalate, dedicate unui anumit tip de hardware sau unui anumit sistem de operare ar trebui să renunțe rapid la aceste soluții. Pentru o întreprindere mare, acest lucru nu este doar ineficient, ci și foarte riscant.
Peisajul se schimbă rapid în lumea IT, atât din punctul de vedere fizic (tehnologia de calcul se transformă cu viteze amețitoare), cât și al sistemelor de operare.
Tehnica de calcul depășită se transformă într-un consumator de resurse financiare și umane, devenind, pe măsură ce trec anii, tot mai dificil de menținut în funcțiune. Un sistem de ultimă generație achiziționat acum, s-ar putea să fie total depășit sau foarte costisitor de întreținut peste 5 ani.
În astfel de cazuri ambițiile de creștere devin nerealizabile.
În cazul unei companii mari, cu sute sau mii de angajați, cheltuielile periodice cu înlocuirea tehnicii de calcul pot complica situația financiară și fluxurile de lucru în mod nejustificat.
Care ar fi soluția ideală?
Orice sistem de lucru flexibil, total adaptabil nevoilor fiecărei afaceri, până în cel mai mic detaliu, care nu depinde de o anumită stație de lucru și care poate fi utilizat de la stația PC din birou, de pe laptop, tabletă sau telefon.
Din acest punct de vedere, soluțiile web-based sunt perfecte.