Holisun DMS 

by Holisun


Paperless System

Fă cunoștință cu
Holisun Paperless System

Spațiul, timpul, banii și riscul aferente gestionării fizice a documentelor din cadrul organizației tale vor fi drastic reduse.

Un Sistem de Management al Documentelor (DMS) poate transforma afacerea ta anulând necesitatea procesării fizice a documentelor.

În plus, îți va aduce foarte multe alte beneficii la care nici nu te-ai fi gândit:

1. Securitate îmbunătățită

  1. Ai controlul accesului la fiecare document sau informație din organizație prin setarea de niveluri de acces pentru fiecare individ și posibilitatea de blocare totală a accesului la anumite fișiere.
  2. Controlul informațiilor venite în companie și verificarea surselor.
  3. Poate fi folosit împreună cu Modulul de Criptografie prin care fișierele sunt criptate și decriptate integral.
  4. Poate distruge înregistrările - funcția poate fi setată ca reversibilă sau ireversibilă, în funcție de preferințe sau nevoi.

Holisun Paperless System va aduce îmbunătățiri radicale securității informatice a companiei tale prin funcțiile integrate de securizare a informațiilor și documentelor sensibile.

Toate companiile care au implementat Holisun Paperless System au înregistrat îmbunătățiri de securitate semnificative la nivelul organizațiilor lor și o capacitate sporită de control al informației în organizație.

2. Management

  1. Punerea eficientă în colaborare a  informațiilor 
  2. Permite accesul facil la informații prin funcția inteligentă de căutare globală care va înlesni accesul la documente și prin sistemul de captare și gestiune a înregistrărilor.
  3. Asigură un avantaj strategic: îmbunătățește procesul de luare a deciziilor de afaceri și capacitatea strategică.
  4. Administrare: Sistemul include, de asemenea, instrumente pentru definirea rolurilor și sarcinilor diferiților utilizatori și pentru identificarea facilă a persoanelor responsabile cu gestionarea fiecărui document.

Sisteme adiacente:

Portalul de acces pentru organizații partenere

Portalul de acces pentru organizații partenere permite partajarea informațiilor relevante cu mai cu alte organizații independente sau subsidiare.

Semnătură electronică

Cu Holisun Paperless System ai posibilitatea de a utiliza o semnătură olografă sau chiar una electronică recunoscută de legea română. Prin semnătura electronică orice document din cadrul Holisun Paperless System dispune de o acoperire juridică integrală.

Servicii de interoperabilitate de gestionare a conținutului (CMIS)

Servicii de interoperabilitate de gestionare a conținutului (CMIS) prin care Holisun Paperless System poate fi folosit ca și server CMIS. 

Utilizează propriile rapoarte Jasper, generate în format PDF.

3. Fluxuri de lucru

  1. Îmbunătățirea trasabilității
  2. Simplificarea proceselor și logicii de business 
  3. Fluidizarea transferului informațiilor (fluxului de documente) în organizație. Sprijinirea angajaților pentru a se coordona eficient atât cu organizația, cât și cu colegii. 
  4. Gestionarea fluxului de documente în cadrul organizației:

Cum facem asta?

Asigurăm:

Producția documentelor

Stocarea - documentele sunt stocate electronic și organizate în feluri care au sens pentru fluxul de lucru

Distribuirea - alocarea sarcinilor de lucru către utilizatori, grupuri de utilizatori și departamente

Prelucrarea

Controlul și urmărirea documentelor electronice - printr-un proces amplu și continuu de revizuire, aprobare și validare. Monitorizăm activ sarcinile, starea și procesul fluxului de lucru; Sistemul trimite notificări și mesaje de tip e-mail pentru utilizatori, grupuri de utilizatori și departamente.  

Coduri de bare

Un cod de bare poate fi atașat automat pe orice document din cadrul Holisun Paperless System astfel încât să poată fi citit și identificat rapid.

Gestionarea ciclului de viață al fiecărui tip de document Gestionarea fluxurilor de lucru;

5. Automatizări ale fluxului de lucru

Prin Holisun Paperless System puteți aplica reguli de validare și anumite acțiuni automate care trebuie efectuate asupra documentelor fără intervenția umană: 

Capturarea de metadate

Clasificarea documentelor

Executarea automată a fluxului de lucru

4. Arhivare

Holisun Paperless System te va ajuta să-ți construiești o arhivă electronică foarte stabilă, pe care să te poți baza: 

  1. Capturezi imaginile electronice ale documentelor prin utilizarea unui scanner sau prin arhivatorul de e-mail - sistemul capturează și păstrează automat mesajele și atașamentele din inbox iar acestea intră în arhivă. Toate documentele vor fi acum prelucrate în format digital.
  2. Ai jurnale detaliate de activitate
  3. Construiești un depozit extrem de valoros de active de informații corporative pentru a facilita crearea de cunoștințe
  4. Poți stabili individual modul de guvernare al informațiilor

5. Îmbunătățirea performanțelor economice

  1. Suntem flexibili: poți face o configurare a automatizării, după nevoile companiei tale, astfel încât sistemul să se muleze perfect pe specificul activității tale.
  2. Poți seta fluxuri de lucru paralele și îți oferim suport în acest sens;
  3. Ai raportări detaliate care să te ajute să valorifici cunoștințele acumulate în organizație;
  4. Modulul de facturare electronică extrage formatul „XML” al facturilor și le stochează în Holisun Paperless System.

Rezultate:

  • Productivitate (capacitatea grupurilor de lucru) crescută;
  • Calitatea serviciilor îmbunătățită relații mai bune cu clienții;
  • Grad ridicat de precizie;
  • Reducerea costurilor și cheltuielilor directe asociate forței de muncă;
  • Accelerează ciclurile de vânzări 
  • Timp operațional îmbunătățit pentru livrarea produselor și pentru toate procesele interne

Suntem flexibili și atunci când vine vorba de integrări:

Holisun Paperless System este o platformă deosebit de versatilă ce permite integrarea prin Java, .Net și PHP, precum și utilizarea serviciilor web SOAP și REST API.

Autentificarea este interconectabilă devenind astfel ușor de utilizat o bază de date de către utilizatori externi, prin LDAP, Active Directory, SSO și CAS.

Baza de date poate fi configurată pentru a fi implementată în orice sistem, precum MySQL, PostgreSQL, Oracle sau SQL Server.

Conectori disponibili: AutoCAD, MS Office, AidaCRM, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.