Holisun DMS 

by Holisun


Paperless System

Fă cunoștință cu
Holisun Paperless System

Ești sătul de spațiul, timpul, banii și riscul aferent gestionarii fizice a documentelor din cadrul organizației tale?

Holisun Paperless System este sistem complet de gestionare a conținutului pentru organizații publice și private, adesea denumite Document Management System (DMS), care te va ajuta să-ți construiești o platformă foarte puternică de arhivare electronică și de management al documentelor.

Avantajele acestei implementări constau în îmbunătățirea trasabilității și securizării informațiilor sensibile și asigurarea unui transfer fluid al informațiilor în organizație.

Clienții Holisun care au implementat platforma Holisun Paperless System au înregistrat îmbunătățiri de securitate semnificative la nivelul organizațiilor lor, o îmbunătățire a capacității de decizie strategică și creșterea performanțelor interne.

Managementul documentelor

Creat cu scopul  gestionarii întregului flux al documentelor din cadrul unei organizații, și anume: stocarea, gestionarea, prelucrarea și urmărirea documentelor electronice, precum și a imaginilor electronice ale informațiilor pe hârtie capturate prin utilizarea unui scaner de documente, Holisun Paperless System te va ajuta să:

Gestionezi și să controlezi producția, stocarea și distribuirea documentelor electronice, oferind un nivel ridicat de eficiență în utilizarea informațiilor interne și controlul fluxului documentelor

Integrezi toate funcțiile esențiale de gestionare a documentelor, colaborarea și funcționalitatea avansată de căutare într-o soluție unică, ușor de utilizat. Sistemul include, de asemenea, instrumente de administrare pentru a defini rolurile diferiților utilizatori, controlul accesului, nivelul de securitate al documentelor, jurnalele detaliate de activitate și configurarea automatizării.

Construiești un depozit extrem de valoros de active de informații corporative pentru a facilita crearea de cunoștințe și a îmbunătăți procesul de luare a deciziilor de afaceri, sporind capacitatea grupurilor de lucru și productivitatea întreprinderii prin practici partajate, relații mai bune cu clienții, cicluri de vânzări mai rapide, timp îmbunătățit de livrare al produselor și luarea unor decizii mai bine informate.

Cu Holisun Paperless System te vei putea bucura de o creștere a performanței în organizație prin:

  • Facilitarea fluxului de documente din cadrul organizației;
  • Controlarea informațiilor din orice sursă digitală;
  • Colaborarea eficientă cu colegii din cadrul diverselor proiecte;
  • Raportări detaliate care să te ajute să valorifici cunoștințele acumulate în organizație;
  • Gestionarea tuturor documentelor din companie în format digital;
  • Securizarea tuturor documentelor sensibile.

Managementul înregistrărilor

Subsisteme:

Sistemul de gestionare a înregistrărilor prin Holisun Paperless System captează și gestionează înregistrările și oferă acces la acestea.

Sistemul de urmărire a înregistrărilor din cadrul Holisun Paperless System auditează procesele în care termenele limită pentru acțiuni sunt monitorizate și impuse celor care conduc afacerea.

Modulul de management al înregistrărilor este compus dintr-o o serie de procese asociate cu implementarea deciziilor de păstrare, distrugere sau transfer al înregistrărilor. Distrugerea înregistrărilor în cadrul Holisun Paperless System poate să fie un proces reversibil sau unul fără nici o posibilitate de reconstrucție.

Planul de fișiere asociat Holisun Paperless System este definit de un set de reguli care indică, pentru fiecare tip de înregistrare din organizație, unde ar trebui păstrate acestea, care sunt politicile și regulile aplicate fișierelor, cât timp trebuie păstrate, cum ar trebui să fie eliminate și cine este responsabil de gestionarea acestora.

Cu Holisun Paperless System pentru organizații aveți posibilitatea de a:

  • Seta gestionarea ciclului de viață al fiecărui tip de document;
  • Stabili individual modul de guvernare al informațiilor;
  • Gestiona conținutul printr-o flexibilitate ridicată.

Fluxuri de lucru

Holisun Paperless System oferă un sistem integrat de setare al fluxurilor de lucru pentru definirea și folosirea logicii de business, simplificarea proceselor de business și sprijinirea angajaților pentru a se coordona eficient atât cu organizația, cât și cu colegii. 

Prin conectarea proceselor cu crearea de conținut, Holisun Paperless System permite organizațiilor să facă schimb de informații tranzacționale și să răspundă mai rapid cerințelor de business noi sau în schimbare.

Prin Holisun Paperless System documentele sunt stocate electronic și organizate în feluri care au sens pentru fluxul de lucru și pentru nevoile tale de acces. Acestea pot fi recuperate cu ușurință cu ajutorul căutării globale inteligente.

Holisun Paperless System este de un real folos organizațiilor interesate sa își digitalizeze procesele și fluxurile de lucru prin:
  • Crearea fluxurilor de lucru complicate
    • Gestionarea fluxurilor de lucru printr-un proces amplu și continuu de revizuire, aprobare și validare;
    • Oferirea de suport pentru fluxuri de lucru paralele;
  • Alocarea sarcinilor de lucru către utilizatori, grupuri de utilizatori și departamente;
  • Monitorizarea sarcinilor, starea și procesul fluxului de lucru;
  • Notificări de mesaje tip e-mail pentru utilizatori, grupuri de utilizatori și departamente.

Activități și fluxuri de lucru automatizate

Prin Holisun Paperless System puteți aplica reguli de validare și anumite acțiuni automate care trebuie efectuate asupra documentelor fără intervenția umană: 
  • Capturarea de metadate
  • Clasificarea documentelor
  • Executarea automată a fluxului de lucru
  • Semnătura electronică
Prin automatizarea activităților și al fluxurilor de lucru te vei bucura de îmbunătățirea performanței în organizație prin:
  • Productivitate crescută;
  • Timp operațional redus;
  • Calitate îmbunătățită;
  • Grad ridicat de precizie;
  • Reducerea costurilor și cheltuielilor directe forței de muncă;
  • Automatizarea documentelor.

Module din cadrul Holisun Paperless System

Arhivatorul de e-mail
Prin arhivatorul de e-mail mesajele și atasamentele sunt automat păstrate și prelucrate în cadrul sistemului.

Portalul de acces pentru organizații partenere:
Portalul de acces pentru organizații partenere permite partajarea informațiilor relevante cu mai multe organizații independente sau dependente de informațiile din organizația ta.

Semnătură electronică
În cadrul Holisun Paperless System ai posibilitatea de a utiliza o semnătură olografă sau chiar una electronică recunoscută de legea română. Prin semnătura electronică orice document din cadrul Holisun Paperless System dispune de o acoperire juridică integrală.

Cod de bare
Un cod de bare poate fi atașat automat pe orice document din cadrul Holisun Paperless System astfel încât să poată fi citit și identificat rapid.

Facturare electronică
Modulul de facturare electronică extrage formatul „XML” al facturilor și le stochează în Holisun Paperless System.

Servicii de interoperabilitate de gestionare a conținutului (CMIS)
Prin acest modul Holisun Paperless System poate fi folosit ca și server CMIS.

Criptografie
Prin modului de criptografie fișierele pot fi criptate si decriptate pentru securitate sporită.

Rapoarte Jasper:
Utilizează propriile rapoartele Jasper, generate în format PDF.

Manager activități:
Poți crea, administra și atribui sarcini și roluri pentru fiecare utilizator din cadrul Holisun Paperless System.

Flexibilitate în integrare

Holisun Paperless System este o platformă deosebit de versatilă ce permite integrarea prin Java, .Net și PHP. precum și utilizarea serviciilor web SOAP și REST API.

Autentificarea este interconectabilă devenind astfel ușor de utilizat o bază de date de către utilizatori externi, prin LDAP, Active Directory, SSO și CAS.

Baza de date poate fi configurată pentru a fi implementată în orice sistem, precum MySQL, PostgreSQL, Oracle sau SQL Server.

Conectori disponibili: AutoCAD, MS Office, Vtiger, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.