Primăriile fac parte din acea categorie a instituțiilor publice care au o nevoie urgentă de digitalizare a activității curente în special datorită numărului mare de operațiuni pe care le administrează zilnic, volumului mare de date cu care lucrează de obicei și caracterului acestora (de cele mai multe ori, date personale ale contribuabililor).
Dacă la asta mai adăugăm și restricțiile și regulile de reducere a interacțiunii impuse de situația actuală, această nevoie devine deosebit de puternică deoarece printre alte beneficii extraordinare, digitalizarea permite reducerea interacțiunii între funcționari și cetățeni, dar și între departamentele instituției.
Așadar, ce este digitalizarea și care sunt beneficiile ei pentru primării?
Scurt și cuprinzător, digitalizarea reprezintă integrarea totală a proceselor și fluxurilor de lucru în mediul electronic, astfel încât, toate sarcinile de rutină sau repetitive (de la completarea formularelor și înregistrarea cererilor până la confirmarea plăților) să fie făcute automat sau semi-automatizat de către calculator.
O parte dintre beneficiile procesului de digitalizare, pe lângă reducerea interacțiunii umane, pe care am menționat-o deja:
- Oferirea de servicii rapide și de calitate către cetățeni
- Posibilitatea de supraveghere, îmbunătățire și fluidizare a proceselor de lucru, fără efort suplimentar
- Notificări în timp real cu privire la termene ce trebuie respectate conform legilor administrației publice
- Eliminarea riscurilor de pierdere sau distrugere a documentelor prin implementarea proceselor de arhivare electronică
- Digitalizarea cartografică a obiectivelor de interes strategic (infrastructură de transport și acces, utilități, bunuri imobiliare și teritoriale)
Există deja multe UAT-uri care au trecut, cu succes, la digitalizarea activității și a proceselor de lucru. Rezultatele benefice ale acestor demersuri sunt foarte clare și în practică și au fost deja studiate, iar pe baza lor, se pot trage anumite concluzii cu privire la gradul de îmbunătățire al serviciilor.
Pentru primăriile care au început deja digitalizarea o parte rezultatele minime ale acestui proces se încadrează în următorii parametri:
- Posibilitatea de verificare în timp real a activitățiilor și statusurilor serviciilor – îmbunătățire de 100%
- Capacitatea de urmărirea solicitărilor cetățenilor - îmbunătățire de 100%
- Capacitatea de monitorizare a activității personalului din primărie - îmbunătățire de minim 90%
- Eliminarea riscurilor de pierdere sau distrugere a documentelor prin implementarea proceselor de arhivare electronică - îmbunătățire de minim 92%
- Facilitarea comunicării directe dintre cetățean și departamentele specializate, respectiv între departamentele administrației publice locale - îmbunătățire de minim 82%.
Există încă multe beneficii bine măsurate, pe care le poți discuta cu unul dintre specialiștii noștri, împreună cu pașii de urmat pentru o trecere ușoară și eficientă la modul de lucru digital, pe care i-am întocmit în urma colaborărilor pe care le avem cu mai multe UAT-uri de pe cuprinsul țării.