Comunele din România fac parte din categoriile instituțiilor publice care au o nevoie urgentă de digitalizare a activității curente în special datorită numărului mare de operațiuni pe care le administrează zilnic, volumului mare de date cu care lucrează de obicei și caracterului acestora (de cele mai multe ori, date personale ale contribuabililor).
Dacă la asta mai adăugăm și restricțiile și regulile de reducere a interacțiunii impuse de situația actuală, această nevoie devine deosebit de puternică deoarece printre alte beneficii extraordinare, digitalizarea permite reducerea interacțiunii între funcționari și cetățeni, dar și între departamentele instituției.
Așadar, ce este un SMART VILLAGE și care sunt beneficiile pentru comune?
Scurt și cuprinzător, un SMART VILLAGE reprezintă integrarea totală a proceselor și fluxurilor de lucru din cadrul comunei în mediul electronic, astfel încât, toate sarcinile de rutină sau repetitive din cadrul comunei (de la completarea formularelor și înregistrarea cererilor până la confirmarea plăților) să fie făcute automat sau semi-automatizat de către calculator.
O parte dintre beneficiile conceptului de SMART VILLAGE, pe lângă reducerea interacțiunii umane, pe care am menționat-o deja:
- Oferirea de servicii rapide și de calitate către cetățeni
- Posibilitatea de supraveghere, îmbunătățire și fluidizare a proceselor de lucru, fără efort suplimentar
- Notificări în timp real cu privire la termene ce trebuie respectate conform legilor administrației publice
- Eliminarea riscurilor de pierdere sau distrugere a documentelor prin implementarea proceselor de arhivare electronică
- Digitalizarea cartografică a obiectivelor de interes strategic (infrastructură de transport și acces, utilități, bunuri imobiliare și teritoriale)
Există deja multe UAT-uri care au trecut cu succes la modelul de SMART VILLAGE, prin digitalizarea activității și a proceselor de lucru. Rezultatele benefice ale acestor demersuri sunt foarte clare și în practică și au fost deja studiate, iar pe baza lor, se pot trage anumite concluzii cu privire la gradul de îmbunătățire al serviciilor.
Pentru comunele care au început deja procesul de digitalizare și trecerea pe conceptul de SMART VILLAGE, vedem următoarele îmbunătățiri în cadrul eficietizării și apropierii de cetățean:
- Posibilitatea de verificare în timp real a activitățiilor și statusurilor serviciilor – îmbunătățire de 100%
- Capacitatea de urmărirea solicitărilor cetățenilor - îmbunătățire de 100%
- Capacitatea de monitorizare a activității personalului din primărie - îmbunătățire de minim 90%
- Eliminarea riscurilor de pierdere sau distrugere a documentelor prin implementarea proceselor de arhivare electronică - îmbunătățire de minim 92%
- Facilitarea comunicării directe dintre cetățean și departamentele specializate, respectiv între departamentele administrației publice locale - îmbunătățire de minim 82%.
Situația actuală a gradului de digitalizare în cadrul comunelor din România
Potrivit rezultatelor studiului realizat de Holisun in parteneriat cu Asociatia Comunelor din Romania, pe un numar de 356 de comune, reprezentand 12,44% din totalul comunelor din Romania se poate observa gradul scazut de digitalizare dar si interesul din ce in ce mai mai mare privind conturarea unui plan concret de digitalizare.
Dezvoltarea resurselor umane, cel mai mare impediment in digitalizarea comunelor
Cel mai mare impediment in procesul de digitalizare al comunelor din Romania,conform graficului de mai jos este reprezentat de lipsa instruirii personalului primariei in folosirea platformelor informatice.
Acest impediment este observat si de Comisia Europeana prin Raportul DESI prin care se concluzioneaza ca doar 10% din populatia adulta din Romania are competente digitale profesionale, competente necesare operarii si folosirii platformelor informatice.
Ce aplicatii se folosesc sau se doresc sa se implementeze in cadrul comunelor din Romania?
În urmă unui chestionar completat de 356 de comune din cele 2861 existente pe teritoriul României putem observă că mare parte din comune dispun doar de un website elementar și 2/3 din comune nu folosesc nici măcar o adresa oficială de email.
Această radiografie la zi chiar dacă este una descarajatoare, este de remarcat că aproximativ 1/3 din comune au în plan accelerarea procesului de digitalizare prin implementarea unui număr impresionant de soluții informatice, precum:
In cazul in care reprezinti o comuna din Romania, există chiar mai multe beneficii bine măsurate, pe care le poți discuta cu unul dintre specialiștii HOLISUN, împreună cu pașii de urmat pentru o trecere ușoară și eficientă la modul de lucru digital, pe care i-am întocmit în urma colaborărilor pe care le avem cu mai multe UAT-uri de pe cuprinsul țării.