Cum să-ți schimbi total compania în 2023, dacă până acum nu ai apucat drumul digitalizării.
În articol vei găsi detaliate și explicate etapele concrete ale transformării digitale.
Peste 80% dintre liderii de afaceri sunt conștienți că transformarea digitală va fi esențială pentru succesul afacerilor lor. Digitizarea (simpla trecere de la lucrul cu hârtii la lucrul cu calculatorul, în fișiere de text sau tabelare) este doar primul pas în procesul de transformare digitală.
Aceasta ar trebui să fie urmată, în mod natural de digitalizare și, mai apoi, de transformarea digitală. Digitalizarea presupune convertirea textelor bazate pe hârtie sau altor documente în format digital și organizarea acestora.
Mai mult de jumătate dintre încercările de transformare digitală eșuează.
Aproximativ 38% dintre liderii de afaceri sugerează că obținerea resurselor necesare pentru a lua în considerare transformarea digitală este o provocare.
Acest articol explică cele mai importante practici de digitalizare pentru a oferi liderilor de business resurse și câteva practici concrete pentru transformarea digitală.
1. Înainte de a începe procesul de digitalizare, este important să ai un plan clar despre proiectul de digitalizare
Stabilește împreună cu echipa de lucru un flux clar pentru digitalizarea fișierelor fizice pentru a vă asigura că toți pașii sunt completați într-un mod organizat și consistent.
Deficitul de aliniere este una dintre cauzele principale ale eșecurilor transformării digitale. Pentru a depăși această provocare, este important ca nivelurile superioare și cele medii de management să fie de acord cu planurile de transformare digitală, inclusiv planurile de digitizare.
Pentru proiectele de digitalizare, ar tebui determinate următoarele detalii:
- Tipurile de materiale care vor fi scanate
- Formatul surrogatului digital (adică versiunea digitală a fișierului fizic)
- Intenția de utilizare a fișierelor scanate
2. Scanarea documentelor pentru digitalizare:
Pregătirea documentelor: sortați documentele, îndepărtați orice agrafe sau alte legături și transformați-le în pagină unică. Dacă este necesar, reparați orice deteriorare a documentelor înainte de scanare.Utilizați un alimentator de documente:
Dacă scanați o mare cantitate de documente, luați în considerare utilizarea unui alimentator de documente pentru a accelera procesul și a reduce riscul de deteriorare a documentelor. Unele alimentatoare de documente automate pot ține până la 500 de pagini, iar unele scanere vă permit să așezați mai multe documente și să le scanați în mai multe locuri pe computer sau în rețeaua companiei simultan.
3, Folosiți OCR și IDC (Intelligent Document Capture) pentru a extrage date din documentele nestructurate
Fișierele fizice pot fi digitalizate prin scanarea lor și apoi imaginile scanate și alte date nestructurate pot fi procesate folosind tehnologia recunoașterea caracterelor optice (OCR), un instrument de captură inteligentă a documentelor (IDC) sau de procesare inteligentă a documentelor (IDP).
Datele și documentele nestructurate reprezintă aproximativ 90% din datele oricărei companii, necesitând integrarea mai multor tehnologii pentru a le converti în formate ce pot fi citite de calculator.
Aceste instrumente pot converti imagini și alte materiale (cum ar fi PDF-uri, fotografii și documente scrise de mână) în date ce pot fi citite de mașină, permițând automatizarea procesării documentelor.
Aceste date pot fi utilizate pentru:
- Verificarea documentelor pentru probleme de calitate a datelor.
- Categorizarea documentelor.
- Extragerea informațiilor din documente.
- Generarea de noi documente text ca facturi și contracte bazate pe datele extrase.
De exemplu, Fleet Hire Services, o companie de închirieri auto, a folosit tehnologia OCR pentru a digitaliza aproximativ 11.500 de acorduri de închiriere auto lunar.
Folosirea OCR a redus necesitatea introducerii manuale a datelor despre vehiculele închiriate.
4. Testați copiile digitale
Înainte de a arunca documentele originale, este o idee bună să testezi copiile digitale pentru a te asigura că sunt exacte și lizibile. Testarea poate fi critică pentru conformitatea cu legile și regulamentele în vigoare.
Pentru a se asigura conformitatea cu regulamentele de arhivare pentru documentele electronice, următoarele considerații de testare pot fi benefice:
- Asigurarea calității: testarea copiilor digitale te ajută să te asiguri că sunt exacte și lizibile. Acest lucru este în special important dacă documentele originale sunt aruncate sau distruse după digitalizare.
- Detecția erorilor: Testarea copiilor digitale poate ajuta la identificarea oricăror erori sau probleme care au apărut în timpul procesului de digitalizare, precum scanările care sunt neclare sau incomplete.
- Integritatea datelor: Testarea copiilor digitale ajută la asigurarea integrității datelor pe care le conțin. Informațiile importante pot fi pierdute sau alterate dacă copiile digitale nu sunt exacte.
- Experiența utilizatorului: Testarea copiilor digitale poate ajuta la asigurarea unei experiențe pozitive.
5. Creați copii de rezervă
Este important să creați copii de rezervă pentru toate materialele digitale, în cazul în care fișierele originale sunt pierdute sau deteriorate, deoarece documentele digitale sunt vulnerabile la pierderea sau coruperarea datelor din cauza defecțiunilor hardware, erorilor de software sau altor probleme:
- 21% dintre indivizi nu au creat niciodată o copie de rezervă.
- 29% din cazurile de pierdere a datelor au cauze accidentale.
- Aproximativ 5% din pierderile de date sunt cauzate de dispozitive pierdute, ceea ce duce la amenzi de aproximativ 4 milioane de dolari.
Există o șansă de aproximativ 15% ca sistemele de stocare în cloud să rezulte în pierderea datelor, și să genereze pierderi de până la 4 milioane de dolari.
Există o șansă de aproximativ 12% ca vulnerabilitățile softwareului terților cu care lucrezi să provoace pierderi de date în valoare de până la 4,5 milioane de dolari.
Dacă fișierele originale sunt pierdute sau deteriorate și nu aveți copii de rezervă, informațiile pe care le conțin pot fi pierdute permanent. Crearea copiilor de rezervă ale materialelor digitale poate ajuta la protejarea împotriva pierderii datelor și asigură accesul la informații chiar dacă dacă fișierele originale sunt pierdute sau deteriorate.
6. Folosiți o convenție de denumire consistentă pentru a stoca fișierele digitale
O convenție de denumire a documentelor este un set de reguli pentru denumirea fișierelor într-un mod care arată ce sunt și cum se leagă de alte formate de fișier. Convențiile de denumire a fișierelor pot crește probabilitatea de a găsi fișierele și cresc eficiența.
Se raportează că:
- ~ 93% dintre angajați au dificultăți în găsirea documentelor pe care le caută.
- ~ 83% dintre angajați recrează fișiere pentru că nu poate fi găsit pe rețeaua organizației.
Utilizarea aceleiași convenții de denumire pentru fișierele scanate poate face găsirea și organizarea lor mai facilă.
7. Folosiți platforme de servicii de conținut pentru a stoca documentele.
Documentele digitizate pot fi stocate pe platforme de servicii de conținut (CSP) pentru a le face mai ușor accesibile. Serviciile de conținut permit utilizatorilor să stocheze, să gestioneze, să monitorizeze și să recupereze documente dintr-un singur loc.
Depozitare ieftină - platformele de servicii de conținut pot oferi depozite în cloud pentru a stoca documente. Serviciile cloud CPS pot oferi:
- Spațiu de stocare în cloud pentru un preț destul de mic
- O interfață pentru utilizatori pentru monitorizarea utilizării cloud-ului cu tablouri de bord interactive.
- Creșterea spațiului de stocare în funcție de necesități.
Căutarea în cadrul întreprinderii
Platformele de servicii de conținut (CSP) pot fi utilizate pentru îmbunătățirea capacităților de căutare pentru fișierele electronice.
Acestea pot oferi:
Caracteristici de căutare îmbunătățite pentru colecții digitale:
Platformele CSP pot organiza fișierele digitale folosind metadate. Metadatele pot fi adăugate la obiecte digitale, cum ar fi documente text sau imagini, pentru a oferi informații suplimentare despre document, cum ar fi data la care a fost creat, autorul și cuvintele cheie care descriu conținutul.
Caracteristica de căutare de pe platformele de servicii de conținut poate fi utilizată pentru a căuta aceste fișiere digitale.
Clasarea predictivă utilizând inteligența artificială: Platformele CSP pot oferi servicii de inteligență artificială pentru a prevedea obiceiurile de clasare ale angajaților. Inteligența artificială poate determina unde să stocheze fișierele pe platformele de servicii de conținut. Utilizarea inteligenței artificiale în clasare poate reduce efortul implicat în căutarea documentelor.
Controlul versiunii:
CSP poate oferi controlul versiunilor pentru a informa utilizatorii despre versiunile documentelor. Controlul versiunilor este important în procesul de digitalizare, deoarece asigură utilizarea celei mai recente versiuni a unui document și protecția informațiilor importante la pierdere sau suprascriere.
În mod specific, controlul versiunilor poate fi important pentru digitalizare din următoarele motive:
Audit facil:
Controlul versiunilor poate ajuta la urmărirea istoriei schimbărilor făcute într-un document, facilitând auditarea și identificarea problemelor sau erorilor.
Colaborare:
Când mai mulți oameni lucrează la un document, controlul versiunilor poate ajuta la asigurarea operării pe cea mai recentă versiune și că schimbările nu sunt pierdute sau suprascrise.
CSP-urile pot oferi, de asemenea, straturi de editare pentru a preveni schimbarea noilor versiuni ale documentelor. Cu straturi de editare, schimbările realizate de diferiți utilizatori pot fi salvate în straturi distincte la fel ca în editarea de imagini digitale, unde straturile sunt utilizate pentru a separa diferite componente ale unei imagini.
8. Asigurarea securității datelor:
Pentru a asigura securitatea documentelor digitale, este important să se respecte cele mai bune practici în materie de securitate a datelor, cum ar fi:
Evaluați și categorizați datele:
Clasificați informațiile digitale după sensibilitate și valoarea lor pentru afacere. Eliminarea datelor nelucrative este importantă în special dacă acestea conțin informații personale identificabile (PII).
Dezvoltați o politică de utilizare a datelor:
Datele afacerii pot fi protejate prin limitarea utilizării datelor și dezactivarea după o sarcină. De exemplu, principiul celui mai mic privilegiu - acordați utilizatorilor permisiunile minime pentru a-și face treaba - este o abordare bună.
Pentru a restricționa privilegiile de citire și scriere a documentelor la utilizatorii autorizați, se poate utiliza autorizarea bazată pe roluri.
Utilizați tehnologii care îmbunătățesc securitatea Tehnologiile care îmbunătățesc confidențialitatea (PET) permit companiilor să-și valorifice datele fără a le compromite confidențialitatea și securitatea. PET-urile includ:
Utilizați metode criptografice:
Criptarea homomorfă și pe bază de dovezi de zero cunoaștere pot preveni accesul neautorizat la date sensibile.
Utilizați criptarea conținutului pentru stocarea în cloud:
Criptarea conținutului poate cripta fișierele în stocarea în cloud a CSP-ului. Atunci când fișierele sau datele sunt încărcate în stocarea în cloud criptată pentru conținut, numai angajații cu chei de acces pot vizualiza conținutul din stocare cu criptarea conținutului.
Utilizați tehnici de mascare a datelor:
Mascarea datelor este un grup de tehnici pentru modificarea datelor sensibile fără a-și schimba proprietățile structurale. Tehnicile de radiere automată pot elimina PII sau informații personale sensibile (SPI).
Pentru mai multe informații cu privire la cele mai bune practici în ceea ce privește digitalizarea, ne puteți contacta.