Pandemia care a devastat lumea din februarie 2020 a forțat natiunile lumii să se izoleze una de cealaltă, a forțat limitarea unuia dintre drepturile fundamentale ale omului, acela al libertății de mișcare iar asta a adus provocari majore sistemelor educaționale din întreaga lume.
Procedurile de admitere până la acel moment erau clare, neschimbate de mulți ani. Procedura de admitere pentru anul universitar 2020-2021 trebuia să fie, însă, rapid modificată, astfel încât să ofere o soluție sigură de admitere, care să răspundă nevoii de distanțare socială pentru cadrele didactice și candidați.
Astfel, întreaga procedură de admitere și aproape fiecare aspect al vieții universitare a trebuit să fie mutat în mediul online.
Platformele de admitere online în România
Decizia de a implementa o platformă de admitere online se ia, de regulă, după o atentă analiză cost/beneficii, analiză care trebuie să ia în considerare impactul implementării unei platforme de admitere în reducerea personalului universitar implicat în acest proces, precum și nevoia de a ajunge la un număr cât mai mare de candidați care nu pot ajunge fizic la universitatea respectivă.
Pandemia a determinat majoritatea universităților din România să implementeze diverse soluții digitale pentru bunul mers al sesiunilor de admitere din 2020 și 2021, însă datorită timpului insuficient de pregătire sau a unei analize de tip cost/beneficii, majoritatea universităților din România continuă să ducă lipsa unei platforme online complete pentru admitere așa cum sunt cele implementate și folosite în următoarele 3 studii de caz.
Platforma „Socrate”, dezvoltată de Holisun, răspunde perfect tuturor acestor nevoi.
Cele mai multe platforme de admitere online din România sunt găzduite în cloud și sunt dezvoltate pe o infrastructură modulară, cu o interfață pentru candidat și una administrativă.
Participanți la studiu
Cercetarea noastră a fost realizată într-o perioadă de mari tulburări sociale cauzate de izbucnirea pandemiei și se concentrează pe provocările cu care s-au confruntat universitățile în procesul de admitere.
În acest articol analizăm impactul folosirii platformelor de admitere online în trei studii de caz reprezentative pentru universitățile din România: Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca, Universitatea de Medicină și Farmacie „Iuliu Hațieganu” din Cluj-Napoca și Universitatea de Vest din Timișoara.
Rezultatele studiului
Cel mai important avantaj al proceselor de admitere online este internaționalizarea.
Acest proces este posibil prin numeroasele beneficii pe care o platformă de admitere online le oferă atât candidaților, cât și personalului de admitere la universitate.
Aceste avantaje, indiferent dacă ne referim la posibilitatea depunerii dosarului de înscriere de acasă în orice moment al zilei sau la aceea a achitării taxei de înscriere prin internet, sunt menite să economisească timp.
În acest sens, economisirea de timp prin intermediul platformei de admitere online este un factor cheie ce permite internaționalizarea procesului de admitere în orice universitate.
Timpul alocat procesului fizic de admitere este cea mai mare provocare pe care orice universitate trebuie să o aibă în vedere pentru a-și extinde baza de candidați și pentru a-și internaționaliza procesul de admitere.
Pentru candidații care nu se află în proximitatea geografică a universității, timpul necesar pentru participarea la procesul de admitere tradițional are atașate și costuri financiare precum plata transportului, cazării și a altor cheltuieli care, în cazul multor candidați, joacă un rol decisiv în alegerea universității.
În tabelele 1,2 și 3 putem observa că 73,11% din candidații UTCN, 61,22% din candidații UMF și 68,61% din totalul candidaților UVT pentru admiterea online din 2020-2021 au fost candidați care aveau domiciul în afara județului în care universitățile aveau centre de admitere (Cluj pentru UMF, Cluj și Maramureș pentru UTCN și Timiș pentru UVT).
Întrucât, în medie, 2/3 din totalul candidaților pentru admiterea la cele trei universități locuiau la distanțe cuprinse între 447 km și 527 km în afara județelor în care cele 3 universități au centre de admitere, putem observa o reducere semnificativă a cheltuielilor de călătorie pentru candidați prin implementarea procesului de admitere online.
Aceste cheltuieli sunt prezentate în următoarele tabele, ca medii ponderate ale resurselor de timp și bani consumate, dar și ale emisiilor CO2.
Tabelul 1: Costuri de deplasare candidați UMF
| Costuri medii aferente deplasării la centrul universitar de admitere - UMF | |
| Candidați în afara județului centrului de admitere | 299 / 73.11% |
| Distanță de la candidați la centrul de admitere (dus/întors) | 527.67km |
| Număr de ore petrecute în trafic, pentru deplasarea cu mașina (60 km/ora) | 8:48 ore |
| Consum de combustibil cu mașina (consum mediu 7 litri de benzină la 100 Km) | 36.93 litri de benzină |
| Cheltuieli de combustibil (5,34 RON pe litru de benzină) | 197.24 RON |
| Amprenta de CO2/kg pe candidat (0.1204 grame CO2 pe km/mașină) | 63.51 Kg of CO2 |
Tabelul 2: Costuri de deplasare candidați UTCN
| Costuri medii aferente deplasării la centrele universitare de admitere - UTCN | |
| Candidați în afara județului centrului de admitere | 5,760 / 61.22% |
| Distanță de la candidați la centrul de admitere (dus/întors) | 447.7 km |
| Număr de ore petrecute în trafic, pentru deplasarea cu mașina (60 km/ora) | 7:28 ore |
| Consum de combustibil cu mașina (consum mediu 7 litri de benzină la 100 Km) | 31.33 litri de benzină |
| Cheltuieli de combustibil (5,34 RON pe litru de benzină) | 167.90 RON |
| Amprenta de CO2/kg pe candidat (0.1204 grame CO2 pe km/mașină) | 53.90 Kg of CO2 |
Tabelul 3: Costuri de deplasare candidați UVT
| Costuri medii aferente deplasării la centrele universitare de admitere - UVT | |
| Candidați în afara județului centrului de admitere | 6,862 / 68.61% |
| Distanță de la candidați la centrul de admitere (dus/întors) | 483.74 km |
| Număr de ore petrecute în trafic, pentru deplasarea cu mașina (60 km/ora) | 8 ore |
| Consum de combustibil cu mașina (consum mediu 7 litri de benzină la 100 Km) | 33.68 litri de benzină |
| Cheltuieli de combustibil (5.34 RON pe litru de benzină) | 180.82 RON |
| Amprenta de CO2/kg pe candidat (0.1204 grame CO2 pe km/mașină) | 58.24 Kg of CO2 |
Lipsa unei platforme electronice de admitere produce costuri de timp și financiare pentru candidați.
Costul de deplasare este reprezentat de parcurgerea în medie a 468.7 de Km pentru fiecare candidat, către centrul de admitere și înapoi spre domiciliu.
Având în vedere o viteză medie de deplasare de 60 km/h cu mașina, fiecare dintre cei 12,921 de candidați, ar fi petrecut, în medie, 7:48 ore în trafic, pe drumul către centrul de admitere și inapoi.
Conform graficului de mai jos, se poate observa că 88% din candidații UTCN, UVT și UMF, în lipsa unei platforme de admitere online în sesiunea 2020-2021 ar fi fost nevoiți să se deplaseze între 157-785 km și astfel, ar fi generat emisii totale de 537.64 tone CO2, în cazul deplasării la centrul de admitere și inapoi către domiciliu.
De asemenea, ceilalți 12% dintre candidați, nevoiți să facă deplasări mai mari de 785 km, ar fi generat emisii de 191.5 tone CO2, adică 26.29% din total, dacă aceștia s-ar fi deplasat la centrul de admitere și inapoi către domiciliu cu mașina personală.
Grafic 1: Distanța de deplasare Km (axa verticală) si numarul de candidați (axa orizontală) în corelație cu emisile de CO2 tone (clusterele albastre)
După cum se poate observa în tabelul de mai jos, admiterea fizică la cele 3 universități, ar fi însumat, în sesiunea de admitere 2020-2021 deplasări pe o distanță totală de 6,055,986 km.
Această distanță parcursă de automobile ar fi generat emisii de aproximativ 729.14 tone CO2 și un cost al carburantului de aproximativ 2,263,727.57 RON ( calculat la un preț de 5.34 RON/litru benzină).
Tabelul 4: Costuri totale de deplasare la centrele de admitere UMF, UTCN si UVT
| Costuri totale de deplasare candidați la centrele de admitere UMF, UTCN si UVT pentru anul 2020-2021 | |||||
| Universitate | Candidați în afară jud. centrelor de admitere | Total Km | Timp in trafic | Ch. Combustibil | Emisii CO2 |
| UMF | 299 | 15,774 Km | 109.6 zile | 58,975.92 RON | 18.99 tone |
| UTCN | 5,760 | 2,578,742 Km | 4,9 ani | 963,933.75 RON | 310.48 tone |
| UVT | 6,862 | 3,319,470 km | 6,12 ani | 1,240,818 RON | 399.66 tone |
| Medie | 1 | 468.7 Km | 7:48 ore | 172.20 RON | 56.43 Kg |
| Total | 12,921 | 6,055,986 Km | 11,2 ani | 2,263,727.57 RON | 729.14 tone |
Pe lângă asigurarea accesului facil la admitere pentru un număr mare de candidați și reducerea emisilor CO2 prin eliminarea costurilor de deplasare, digitalizarea acestui proces poate să stimuleze și dezvoltarea unor proceduri și standarde de admitere bine definite, care să conducă la automatizarea unor operațiuni repetitive sau altor operațiuni costisitoare, cum ar fi:
- Contactarea individuală a candidaților pentru preluarea de informații suplimentare necesare admiterii (se poate rezolva ușor prin trimiterea unei notificări automate prin e-mail sau mesaj text).
- Utilizarea casieriilor pentru plățile taxelor de admitere (se poate face plata taxei de admitere prin intermediul serviciilor bancare online și confirmarea automată a plăților).
- Tipărirea de mii de documente standardizate de către universitate, set de proceduri care se pot automatiza și digitaliza prin utilizarea de șabloane de documente online care pot fi tipărite acasă, de către candidat, semnate și încărcate apoi pe platforma de admitere online.
În acest articol am prezentat doar o mică parte a datelor adunate de către echipa Holisun din universitățile care au implementat platforma de admitere online Socrate. Avantajele unei astfel de implementări sunt numeroase și pentru universități și se reflectă masiv mai ales în sfera de scădere a costurilor.